1. Top level support

Portfoliomanagement stelt de top van een organisatie in staat om transparant en doeltreffend te sturen op de set aan activiteiten (projecten, product- en dienstverlening) die wordt uitgevoerd, zodat de doelen van de organisatie (beter) behaald worden. De verschillende mensen in de top sturen dit samen aan en maken dus samen keuzes. Wanneer een of meerdere directeuren/managers zich niet aan de spelregels houden (en proberen hun eigen doelstelling te behalen ten koste van centraal genomen beslissingen) kalft de meerwaarde van portfoliomanagement snel af. Tegelijkertijd geldt ook dat als de top de spelregels hanteert, de meerwaarde van portfoliomanagement snel zichtbaar wordt!

Heb je directie of management support geregeld? Lees dan snel door.

2. Sluit aan bij bestaande processen en overlegorganen

Het portfolioboard is een nieuwe term in jouw organisatie, maar waarschijnlijk is het geen nieuw overlegorgaan. Gebruik bestaande aanstuur- en verantwoordingslijnen om portfoliomanagement vorm te geven: Dit maakt de verandering (en schok?) minder groot en herkenbaar in de context van jouw organisatie.

3. Heldere spelregels bij portfoliomanagement

Voor iedereen die direct of indirect in aanraking komt met portfoliomanagement, moeten de spelregels helder zijn. Dan kent iedereen zijn rol en is het duidelijk wat ieder van elkaar mag verwachten. Dit betekent:

1. Laat de spelregels zo eenvoudig mogelijk zijn
2. De spelregels zijn uitgelegd in trainingen en na te lezen
3. De spelregels worden altijd gelijksoortig toegepast.

Een regelmatige evaluatie en bijsturing van de spelregels en processen zorgt ervoor dat deze optimaal het doel van portfoliomanagement ondersteunen. Communiceer dus ook dat de spelregels kunnen veranderen in de loop van het proces.

4. Uniforme informatievoorziening is een must

Als de regels dan helemaal duidelijk zijn, wil je natuurlijk appels met appels vergelijken. Maar bij de groenteboer heb je niets aan informatie over de appels van vorige maand. Zorg dus dat je de juiste informatie volledig, correct en tijdig ontvangt van alle onderdelen in je portfolio. Vraag wat je nodig hebt, maar niet meer. Je collega’s hebben een hekel aan bureaucratie. Lees maar hieronder.

5. Pas op voor bureaucratie

Als portfolioboard moet je je bezig houden met de hoofdlijnen, het nastreven van de strategie. Als je jaarlijkse begroting € 20 miljoen is, is de aanschaf van licenties van €1.000 geen issue. Als dit aanschaftraject door dezelfde hoepels moet springen als een ERP-implementatie, gaat er iets mis. Er moet wel over besloten worden, maar op een lager echelon dan het portfolioboard. Geld/omvang is vaak een belangrijk criterium om het op PB-niveau bij te houden. Waarbij reputatie of medewerkerstevredenheid dit ook kunnen zijn. Als het goed is staan deze criteria al ergens in je strategie verstopt.

Wanneer een traject eenmaal op het portfolio staat is het van belang om hier alsnog terughoudend te zijn met de hoeveelheid informatie die je opvraagt en presenteert. Probeer ook hier aan te sluiten bij bestaande informatiestromen zoals maandelijkse stuurgroep rapportages. Minder verandering maakt de implementatie makkelijker, de verandering is al uitdagend genoeg.

6. Verandermanagement

Jep, inkopper, toch zien we het te weinig: neem de mensen mee. De mensen die iets moeten gaan doen, de mensen die iets gaan merken en de mensen die iets moeten besluiten. Dit is een onderwerp op zichzelf. Daarom hebben we daar ook een blog op zichzelf over geschreven!

Lees ook: 5 tips voor medewerkers bij digitale transformatie

7. Tooling voor portfoliomanagement

Een passend softwarepakket kan helpen bij het goed laten draaien van het portfoliomanagement. Wees hier echter niet te snel en te ambitieus mee: te vroeg de tooling geïmplementeerd hebben betekent dat er onvoldoende ruimte is (of gevoeld wordt) om wijzigingen aan te brengen. Te veel toeters en bellen overvalt de toekomstig gebruikers vaak. In een autometafoor: Laat ze eerst wat kilometers maken en erachter komen dat het ‘s zomers best warm wordt: die airco kan ook later worden ingebouwd. Misschien kun je het beste eerst beginnen met een Excel-file en ga je daarna pas naar de software showroom!

Meer weten over portfoliomanagement?

Wil je meer weten over portfoliomanagement? Neem contact op met GoNXT door het formulier onderaan de pagina in te vullen. Ook is het natuurlijk mogelijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen.

Andere bekeken ook: