Business Process Management: Volwassenheid en Ambitie

Je bent al een tijdje bezig met Business Process Management (BPM), maar het is vechten tegen de bierkaai. Je hebt een duidelijke verbetering voor ogen, een plan gemaakt en budget gekregen. De resultaten blijven achter en de verbeteringen beklijven niet in de organisatie. In mijn blog ‘Valkuilen voorkomen bij de inzet van BPM‘ noemde ik het al: zorg dat je volwassenheidsniveau en je ambitieniveau matchen.

Waarbij ga ik je vandaag helpen? Met drie antwoorden: Hoe achterhaal je je volwassenheidsniveau? Wat is je ambitieniveau? Hoe verhoog ik mijn volwassenheidsniveau?

Klik hier om te zien hoe GoNXT jouw organisatie helpt met BPM.

Scope: Waar hebben we het over?

Het is belangrijk om je te realiseren dat de ambitie- en volwassenheidsniveaus niet gelijk hoeven te zijn binnen je organisatie. Het ene team heeft andere kenmerken dan het andere en dit geldt ook voor afdelingen of processen. Dit hoeft geen probleem te zijn zolang als de volwassenheid en de ambitie binnen de scope op elkaar aansluiten.

Wat is mijn BPM volwassenheidsniveau?

Er zijn meerdere modellen om het volwassenheidsniveau van BPM gebruik in organisaties te ordenen. Hiervoor gebruiken we onderstaand model:

• De levering van nieuwe diensten of fabricage van nieuwe producten wordt big-bang ingevoerd. Hoewel er nog een kleine verbetering mogelijk is, kan je in hoge mate spreken van first time right. Ook als er een nieuwe applicatie wordt ingevoerd, wordt direct gebruik gemaakt van de mogelijkheden die deze software biedt. Het proces is aangepast om kwaliteit, efficiëntie en/of andere voordelen te behalen.

• De processen worden op een standaard manier uitgevoerd en zijn vastgelegd en inzichtelijk. De uitvoering van de processen wordt gelogd en periodiek gecontroleerd.

• Problemen en kansen in de processen worden regelmatig met de uitvoerders besproken, verbeteringen worden voorgesteld, geanalyseerd en ingevoerd.

Hoeveel van de bullets kan je volledig beamen? En wees eerlijk: verwar je ambitie niet met de huidige situatie. Bij nul bullets zijn je processen nog niet beheerst en bij drie bullets zit je reeds op het hoogste niveau in dit model. Natuurlijk geeft deze korte test geen wetenschappelijk antwoord, maar een goede een indicatie van je situatie.

Wat wil ik bereiken met Business Process Management?

Welke uitdagingen heb je binnen jouw scope? Waarbij wil je dat BPM je gaat helpen? Gebruik hiervoor dezelfde stellingen als in de vorige paragraaf, maar scoor dan het aantal bullets waarop je zou willen scoren. Natuurlijk wil je op alle drie goed scoren, maar heb je dat ook nodig? Als je in een heel stabiele omgeving de geleverde kwaliteit wil verbeteren heb je het derde niveau echt niet nodig.

Hoe verhoog ik het volwassenheidsniveau van Business Process Management?

Het verhogen van je BPM volwassenheidsniveau is niet moeilijk, maar vereist wel een lange adem. Deze verandering is eigenlijk een cultuurverandering binnen je team, afdeling of organisatie. Voor alle betrokkenen (medewerkers, leidinggevenden en adviseurs) moet het probleem dat je wilt oplossen duidelijk zijn. Ook moeten zij het eens zijn dat BPM de oplossing gaat bieden. Een goede introductie en de kracht van herhaling gaan hierbij helpen.

Dit geldt niet alleen voor het bereiken van het eerste niveau, maar ook voor de volgende stappen vereist dit eenzelfde aanpak. De stappen zetten kost tijd: medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie en nieuwe vaardigheden, gedrag en routines aanwenden. Helaas moet je ook elke stap afzonderlijk zetten, overslaan helpt helaas niet bij de duurzame implementatie van BPM.

Als alle voorwaarden voor het verhogen van de volwassenheid zijn ingevuld kan je stappen gaan zetten. Concreet betekent dit:

1. Zorg voor structuren:
   Plan de juiste (herhalende) sessies, zet stakeholders in formele rollen en zorg dat je documentatie op een eenvoudige en toegankelijk plek kan opslaan.
2. Etaleer het belang:
   In de eerste sessie staat natuurlijk de directeur of afdelingsmanager op de zeepkist om het belang te onderstrepen.
3. Laat mensen het direct ervaren: De door ons ontwikkelde Lego Game en BPM Game geven de deelnemers snel een gevoel bij de voordelen.

Heb jij hulp nodig bij het verhogen van het volwassenheidsniveau van jouw organisatie? Wij staan voor je klaar!

Meer weten over Business Process Management

Neem dan contact met ons op via info@gonxt.nl of vul onderstaand formulier in.

Ook is het natuurlijk mogelijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen.

Anderen bekeken ook: