Verschillen tussen klassiek en Agile portfoliomanagement

De laatste jaren stappen steeds meer organisaties over op een agile manier van werken. Zo’n verandering heeft grote impact op de uitvoering van portfoliomanagement. Dit zie ik zelf gebeuren bij een overheidsinstantie waar ik een opdracht uitvoer. Deze organisatie is in transitie van klassieke waterval projecten en programma’s naar een agile manier van werken. Binnen het portfoliomanagement team betekent dit dat er op het moment op twee verschillende manieren gewerkt wordt. Aan de ene kant zijn er projecten die nog lopen op klassieke wijze en aan de andere kant zijn er een aantal organisatieonderdelen die het agile werken beproeven. Dit zorgt voor een interessante dynamiek waarbij al snel duidelijk wordt dat er grote verschillen zijn tussen de twee. Het is belangrijk om je bewust te zijn van deze verschillen en van de invloed ervan op het managen van een portfolio. Wil je hier meer over weten? Lees dan vooral verder.

Ontdek hoe informatievoorziening je kan helpen bij het beheren en monitoren van je projecten in portfoliomanagement.

Klassiek projectmanagement

Om een goed beeld te krijgen van de verschillen tussen klassiek en agile portfoliomanagement is het van belang om de concepten van klassiek en agile projectmanagement te formuleren en naast elkaar te leggen.

In een klassieke vorm van projectmanagement wordt gewerkt met projecten en programma’s. De aanpak van deze projecten en programma’s wordt op een lineaire, watervalmethode benaderd. Hierdoor is er sprake van systematische en sequentiële projectbeheersing. Een project wordt gepland, geanalyseerd, ontworpen, uitgevoerd, getest en tot slot uitgerold. Waarbij de planning, analyse en het ontwerp is toebedeeld aan de hogere managementlaag van de organisatie. Terwijl de uitvoering, het testen en het uitrollen wordt uitgevoerd door de onderste lagen. Een project wordt dus top-down opgepakt en uitgevoerd.

Deze klassieke benadering heeft een aantal voor- en nadelen. Zo is het proces makkelijk te begrijpen, is het ideaal voor kleinere projecten waarbij de eisen goed gedefinieerd zijn, is de voortgang makkelijk te volgen, zijn risico’s te beheren en de controle over het project is groot. Aan de andere kant is de methode minder geschikt indien er sprake is van grote en complexere projecten, kunnen veranderingen minder goed opgevangen worden, duurt voltooiing van het project relatief lang en is er veel discipline nodig van teamleden.

Agile projectmanagement

In een agile vorm van projectmanagement worden trajecten op een veel wendbaardere manier uitgevoerd. Het is gebaseerd op een incrementele, iteratieve benadering. De stappen die genomen worden in de levensloop van een project zijn hetzelfde als in klassiek projectmanagement. Maar het project wordt opgedeeld in een aantal fases of sprints.

Een voorbeeld van een agile projectmanagement strategie is het gebruik van het SAFe framework. Hierbij worden vanuit de strategie of waardestromen van een organisatie epics opgesteld. Deze epics worden uitgesplitst in features, welke door agile teams weer worden opgesplitst in user stories. Hiermee wordt de verantwoordelijkheid op een zo laag mogelijk niveau gelegd en is de uitvoering van de trajecten een stuk wendbaarder.

 Voordelen van een agile projectmanagement methodiek zijn onder andere de mogelijkheid om veranderingen makkelijk op te vangen, een snellere voltooiing van een project, verhoogde klanttevredenheid, betere kwaliteit, meer transparantie, meer samenwerking en een hogere controle over het project. Echter vereist agile projectmanagement, net als in de klassieke vorm, een hoge mate van discipline en is het niet geschikt voor kleinere projecten met duidelijk gedefinieerde eisen.

De impact op portfoliomanagement

Zoals je kan voorstellen heeft een klassieke vorm van projectmanagement een andere impact op het uitvoeren van portfoliomanagement dan agile projectmanagement. Deze verschillen uiten zich in een aantal onderdelen.

Verschillen in keuzestructuur

In zowel klassiek als agile portfoliomanagement worden keuzes gemaakt op basis van de verhouding tussen waarde en resources. Het grote verschil is echter dat binnen klassiek portfoliomanagement keuzes voor jaren vooruit gemaakt kunnen worden, die niet vaak tussentijds worden terug- of bijgedraaid. Binnen een agile portfoliomanagement werkproces worden deze keuzes op gezette tijden wél opnieuw gemaakt. Dit zorgt voor een vergroting van de wendbaarheid binnen het managen van het portfolio. 

Door de vergrote wendbaarheid in agile portfoliomanagement bestaat er een andere cyclus ten opzichte van klassiek portfoliomanagement. Binnen klassiek portfoliomanagement wordt namelijk gewerkt met grote projecten die halfjaarlijks of jaarlijks worden gecontroleerd. Het is gericht op het behalen van lange termijn doelen en het maximaliseren van waarde over een langere periode. Daarmee is het gericht op het ontwikkelen van een strategie voor de lange termijn en het selecteren van projecten en programma’s die bijdragen aan de realisatie van deze strategie. Hierbij wordt veelal gebruik gemaakt van een 4-8-12 cyclus waarin wordt geëvalueerd en geprioriteerd. 

Agile teams en organisaties werken daarentegen in korte cycli waarbij nieuwe inzichten en veranderingen opgepakt kunnen worden na het afronden van een sprint. Het omarmt daarmee verandering en is flexibel in de aanpak. Hiermee stelt het organisaties in staat om snel te reageren op veranderende marktomstandigheden, klantvereisten en technologische ontwikkelingen. Om deze flexibiliteit te kunnen faciliteren is het van belang om het portfolio regelmatig te evalueren en waar nodig verbeteringen door te voeren. Dit betekent dat je op andere cycli moet draaien. Prioritering gaat sneller, trajecten zijn sneller afgerond en teams moeten snel een nieuwe feature kunnen oppakken.

Verschillen in samenwerkingsstructuur

De trajecten die uiteindelijk worden geselecteerd voor uitvoering worden binnen agile portfoliomanagement anders aangepakt dan in klassiek portfoliomanagement. In klassieke projecten zijn projecten groot van aard en worden ze opgepakt op basis van traditionele watervalprocessen. Hierbij wordt veelal gebruik gemaakt van teams die speciaal opgezet zijn voor de uitvoering van het project. Terwijl binnen het agile portfoliomanagement projecten worden opgedeeld en toebedeeld aan multidisciplinaire teams op een lager niveau in de organisatie. Dit zorgt voor een kleinere opdeling van productontwikkelingen. Waarbij keuzes worden gemaakt voor het uitvoeren van bepaalde epics, maar de uitvoering ervan wendbaarder van aard is en bij de teams wordt neergelegd.

In plaats van dat medewerkers op een klassiek project worden gezet komen de agile trajecten naar de teams toe. Dit betekent ook dat teams blijven bestaan na het afronden van een agile traject. Terwijl in het geval van klassieke projecten teams veelal worden opgeheven na het afronden van het project.

Succes van een traject

Naast de keuze en samenwerkingsstructuur wordt het succes van trajecten op een andere manier gemeten. Binnen het klassiek portfoliomanagement wordt dit vaak gedaan aan de hand van traditionele projectparameters, zoals het halen van deadlines of het opereren binnen gestelde budgetten. Hoewel deze aspecten belangrijk zijn, houdt agile portfoliomanagement ook rekening met andere factoren, zoals klanttevredenheid, marktaandeel en het vermogen om snel waarde te leveren. Agile portfoliomanagement legt de nadruk op het meten en monitoren van waarde creatie gedurende het gehele proces, waardoor beter inzicht ontstaat in de prestaties. Dit zorgt voor de mogelijkheid om, zo nodig, tijdig bij te sturen. 

Budgettering

Een laatste belangrijk verschil tussen klassiek en agile portfoliomanagement is het toekennen van budgetten aan trajecten. Binnen klassiek portfoliomanagement worden budgetten toegekend op basis van gestandaardiseerde processen. Hierbij wordt een budget na goedkeuring van een aantal partijen toegekend aan een project. Dit budget kan naar aanleiding van tussentijdse prognoses wel aangepast worden, maar dat is veelal een langdurig proces waarbij door verschillende besluitvormingsorganen gemanoeuvreerd moet worden.

Binnen agile portfoliomanagement wordt gewerkt met flexibele budgetten. In plaats van langlopende en grote projecten worden waardestromen of doelstellingen gefinancierd. Hierdoor gebruiken meerdere stakeholders het budget van zo’n waardestroom of doelstelling. Door middel van verscheidene afspraken en maatregelen wordt ervoor gezorgd dat de uitgaven binnen deze budgetten blijven. Hierdoor kan er flexibeler worden omgegaan met het beschikbare budget van de organisatie.

Het belang van informatiemanagement

Deze verschillen dien je in je achterhoofd te houden indien agile portfoliomanagement opgezet wordt. De informatievoorziening en het informatiemanagement speelt hierin een belangrijke rol. In mijn vorige blog had ik het specifiek over het belang van de informatievoorziening binnen portfoliomanagement in een klassieke managementstructuur. Maar hetzelfde geldt als je kijkt naar het beheren en beheersen van de informatie binnen een agile portfolio management structuur. In mijn volgende blog zal ik je meenemen in de aandachtspunten in het opzetten van agile portfoliomanagement.

Wil je meer weten over het beheersen van deze verschillen binnen jouw portfoliomanagement team of heb je hier hulp bij nodig? Klik dan op de onderstaande knop en wij helpen je verder!

Meer weten over portfoliomanagement?

Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen. Je kunt ons ook volgen op LinkedIn om als eerste op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Anderen bekeken ook: