Word jouw organisatie ook steeds vaker geconfronteerd met de noodzaak om nieuwe technologieën en processen te omarmen? Dan heb je vast en zeker ook gemerkt dat de implementatie van deze veranderingen een essentieel onderdeel van het succes van elk IT-project is. In het eerste deel van onze blogserie ‘Verandermanagement: Sleutel tot succesvolle implementatie’ behandelde we de fundamenten van verandermanagement. In dit blog gaan we dieper in op de praktische aspecten van verandermanagement in IT en het overbrengen van de gewenste veranderingen zoals: efficiënt functioneel beheer, het belang van key users bij de implementatie, medewerkerstrainingen etc.

Deze praktische inzichten zijn gebaseerd op de waardevolle lessen die zijn opgedaan tijdens het verzamelen van ‘lessons learned’ bij de implementatie van de FCC-tool.

Ontdek hoe deze praktische stappen kunnen bijdragen aan het verzekeren van een succesvolle IT-implementatie en hoe ze de basis leggen voor duurzaam succes binnen jouw organisatie.

Ontvang het document en leer van de lessons learned uit diverse succesvolle FCC-implementaties die wij hebben uitgevoerd.

Efficiënt functioneel beheer voor een vlotte implementatie

Het eerste praktische inzicht voor een succesvolle IT-implementatie is de inrichting van efficiënt functioneel beheer. Dit vormt de ruggengraat van een soepele implementatie van IT-tool. Deze aanpak vereenvoudigt de implementatie van de tool en stelt gebruikers in staat om snel aan de slag te gaan met de functionaliteiten die relevant zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. Bovendien is een functioneel beheerder van groot belang om te zorgen voor continuïteit en expertise. Wat vervolgens essentieel is voor het oplossen van problemen, het bieden van ondersteuning en het implementeren van toekomstige verbeteringen. 

Belang van key users bij de implementatie

Een ander cruciaal aspect van een vlotte implementatie is het benutten van de waarde van key users. Hun diepgaande begrip van het bedrijfsproces, waarvoor ze als key users fungeren, draagt bij aan een soepele overgang voor alle medewerkers. Dit begrip van het bedrijfsproces leidt van nature tot een diepgaand begrip van de IT-tool. Wat vervolgens hun rol als effectief aanspreekpunt weer versterkt.

Een van de belangrijkste voordelen van key users is dat ze fungeren als aanspreekpunt op de werkvloer. Ze kunnen snel hulp bieden bij vragen en problemen. Dit is essentieel om de productiviteit te behouden tijdens de transitie. Bovendien bieden key users waardevolle inzichten en doen suggesties voor verbeteringen van de tool, waardoor deze beter aansluit op organisatorische behoeften. Dit verhoogt de effectiviteit van de tool en toont medewerkersbetrokkenheid bij het veranderingsproces.

Het enthousiasme en de betrokkenheid van key users werkt aanstekelijk op collega’s en dragen bij aan de acceptatie en adoptie van de tool. Door key users een centrale rol te geven, zorg je ervoor dat de implementatie soepeler verloopt. Ook hebben op deze manier de medewerkers meer vertrouwen in het omarmen van de nieuwe tool.

Medewerkerstraining voor IT-tool excellence

Medewerkerstraining is van vitaal belang voor het bereiken van IT-tool excellence. Het gebruik van visuele en interactieve leermiddelen versterkt het begrip en de betrokkenheid van medewerkers.

Deze benadering kan worden gerealiseerd door middel van visuele en interactieve leermiddelen, zoals trainingen, workshops, demonstraties, afbeeldingen, verhalen, roadshows, infographics en meer. Deze educatieve inspanningen zijn van vitaal belang om verschillende redenen: 

  1. Ze dragen bij aan de ontwikkeling van de bekwaamheden en competentie van medewerkers, wat leidt tot verhoogde productiviteit en efficiëntie.
  2. Een goed opgeleid team is minder snel geneigd tot fouten en omarmt sneller nieuwe tools, wat de adoptie en acceptatie bevordert en de veerkracht vergroot terwijl weerstand wordt verminderd.
  3. Visuele interactieve hulpmiddelen vergroten het begrip en de betrokkenheid van medewerkers bij de nieuwe tool. Ze verschaffen helder inzicht in de werking en voordelen van de tool, waardoor medewerkers goed geïnformeerd raken en in staat zijn om de tool effectief en met vertrouwen te gebruiken.

Begeleid groei op de werkvloer

Maar hoe kunnen medewerkers het beste leren? Wij zien uitstekende resultaten bij het implementeren van coaching on the job, waardoor medewerkers hun vaardigheden verder ontwikkelen en directe oplossingen vinden voor obstakels. Deze vorm van begeleiding voorziet medewerkers van persoonlijke ondersteuning gedurende hun reis naar het gebruik van de nieuwe tool, wat ook hun leerproces aanzienlijk bevordert.

Coaching on the job stelt medewerkers in staat om snel feedback te ontvangen en eventuele fouten of misverstanden direct te corrigeren. Hierdoor kunnen ze hun vaardigheden en kennis met grote sprongen verbeteren. De mogelijkheid om de nieuwe tool onmiddellijk in hun dagelijkse werkzaamheden toe te passen en vanuit de praktijk te leren, maximaliseert het leereffect.

Deze aanpak draagt bij aan een soepele overgang naar de IT-tool door obstakels en problemen direct aan te pakken. Ook worden de frustraties van de medewerkers op deze manier tot een minimum beperkt. Het verzekert medewerkers er namelijk van dat hun vragen en behoeften serieus worden genomen, wat op zijn beurt hun productiviteit tijdens de verandering behoudt.

Eerste hulp bij verandering

Een ander belangrijk inzicht dat ik heb opgedaan, is dat het bieden van directe ondersteuning tijdens de overgang naar een nieuwe IT-tool cruciaal is. Dit houdt in dat obstakels worden weggenomen en problemen onmiddellijk worden opgelost. Het gevolg hiervan is dat de overgang naar de nieuwe tool soepeler verloopt en de frustraties minimaal zijn.

Door direct hulp te bieden en vragen dezelfde dag op te lossen, voelen medewerkers zich gehoord en gesteund. Dit heeft directe gevolgen op de productiviteit, aangezien ze zonder onnodige onderbrekingen kunnen blijven werken. Door je te verdiepen in de werkprocessen van medewerkers kun je hun specifieke uitdagingen begrijpen en hen effectiever ondersteunen.

Deze aanpak toont aan dat de organisatie de verandering serieus neemt en zich inzet voor het succes ervan, wat op zijn beurt de acceptatie en adoptie bevordert. Hoewel dit aanvankelijk kan leiden tot extra kosten, tijd en middelen zijn de voordelen in termen van een soepelere overgang en grotere efficiëntie de investering meer dan waard.

Versterk de middenmoot

Tot slot onderzoeken we een strategische benadering waarbij de focus ligt op de middengroep van medewerkers en niet alleen op degenen die terughoudend zijn. Dit is een aanpak die een positieve verandercultuur bevordert en de acceptatie en het succes van de implementatie vergroot.

De middengroep vertegenwoordigt vaak het grootste aantal medewerkers en heeft daardoor het potentieel om de meest significante impact te hebben op het succes van de verandering. Door de middengroep te ondersteunen en aan te moedigen kan een positieve verandercultuur worden gestimuleerd, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van de implementatie. Deze aanpak vergroot de acceptatie van de verandering omdat de medewerkers in de middengroep een grote rol spelen in het beïnvloeden van hun collega’s. Door hun enthousiasme en betrokkenheid te stimuleren kan de hele organisatie worden meegenomen in de transformatie. Dit vergroot de kans op succes aanzienlijk.

Ontvang het document en leer van de lessons learned uit diverse succesvolle FCC-implementaties die wij hebben uitgevoerd.

Het creëren van een krachtig fundament voor succesvol IT-verandermanagement

Het navigeren door de complexiteit van IT-verandermanagement vereist een doordachte mix van strategische planning, mensgerichte aanpak en continue ondersteuning. Zoals we in deze blog hebben verkend, speelt de inzet van efficiënt functioneel beheer, de waardevolle rol van key users, intensieve medewerkerstrainingen en persoonlijke begeleiding op de werkvloer een fundamentele rol in het slagen van IT-implementaties. Elk van deze elementen draagt bij aan het bouwen van een solide fundament voor verandering, het versnellen van adoptieprocessen en het minimaliseren van weerstand.

Kortom, de implementatie van IT-projecten vereist niet alleen technologische expertise, maar ook aandacht voor de menselijke factor. Het begrijpen van de behoeften, betrokkenheid en acceptatie van medewerkers is essentieel voor duurzaam succes.

Door deze praktische stappen en inzichten te omarmen, kunnen organisaties zich beter voorbereiden op de uitdagingen van een steeds veranderende wereld. Het succesvol implementeren van IT-projecten leidt tot verbeterde efficiëntie, verhoogde productiviteit en kostenbesparingen. 

Sta jij voor de (verdere) implementatie van een tool? Heb je nog geen idee hoe je dat wilt aanpakken? Of staat de implementatie in grote lijnen wel klaar, maar kan je hulp gebruiken? Klik dan op de onderstaande knop en neem contact met ons op!

Meer weten over verandermanagement in IT?

Als je meer wil weten over Lessons Learned implementatie portfoliomanagement tooling, projectmanagement of verandermanagement, neem dan contact met ons op door onderstaand formulier in te vullen.

Wil je als eerste op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen? Volg ons dan op LinkedIn.

Anderen bekeken ook:

AAN DE SLAG MET JOUW TRANSFORMATIE? WIJ HELPEN GRAAG!

Laat je gegevens dan snel via onderstaand formulier achter en we nemen direct contact met je op!

SOLLICITEER BIJ ONS!