In deze blog neem ik je mee in de nieuwe wereld van de elektronische handtekening. Voor een van mijn opdrachtgevers heb ik deze technologie geïmplementeerd. Na het lezen van mijn blog begrijp je wat de elektronische handtekening is, waar je het voor nodig hebt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen.
Veel organisaties stappen over op de elektronische handtekening. Waarom?
Een fysieke handtekening wordt nog veel gebruikt binnen organisaties. Het is zelfs voor veel de norm. Dit brengt, zoals je waarschijnlijk wel gemerkt hebt, enkele problemen met zich mee. Om je even een situatieschets te geven:
Binnen je organisatie gebruik je nog de fysieke handtekening op papier. Digitale documenten worden dus in de eerste plaats geprint, daarna ondertekend en vervolgens weer ingescand voordat je het kunt opsturen. Dit kost zoals je waarschijnlijk al verwacht had veel kostbare tijd en geld. Vooral nu ook veel van je medewerkers thuiswerken of niet beschikbaar zijn. Maar dit zorgt er natuurlijk ook voor dat, behalve een lange doorlooptijd, ook een gebrek aan gebruikersgemak en duurzaamheid is voor documenten als contracten en ontvangstbewijzen. En natuurlijk wil je dit allemaal sneller en beter zien gaan, toch?
De elektronische handtekeningen kunnen hier een uitkomst voor je bieden. Het zorgt onder andere voor gebruikersgemak, verhoogt de efficiency en geeft ook regie aan het proces. Daarom stappen veel organisaties ook over op de elektronische handtekening. Maar wat houdt het dan precies in?
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening wordt gebruikt om digitale documenten te kunnen ondertekenen. Tijdens de Corona periode zagen veel organisaties dat het nodig was om digitale documenten te kunnen ondertekenen vanuit huis of op afstand. Gelukkig is deze optie er al enkele jaren en faciliteren verschillende bedrijven dit.
Om je een voorbeeld te geven over hoe het met de wetgeving zit van de elektronische handtekening: binnen Nederland zijn begin 2003 enkele wetten over de elektronische handtekening aangenomen. Maar sinds september 2018 hebben Europese lidstaten gezamenlijk afspraken gemaakt over de voorwaarden van een Europese digitale ondertekening. Het voordeel van de elektronische handtekening is dat de rechtsgeldigheid hiervan overal binnen de Europese Unie hetzelfde is. Hieronder lees je enkele voorwaarden van de eIDAS verordening:
- De overeenkomst moet raadpleegbaar zijn voor de betrokken partijen
- Authenticiteit moet gewaarborgd zijn
- Het moment van totstandkoming moet vastliggen
- De identiteit kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld
Dit is met de fysieke handtekening vaak voldoende te waarborgen. Voor de elektronische handtekening ligt het iets gevoeliger. Om deze reden, en het feit dat je niet alles hoeft te ondertekenen, kun je de elektronische handtekening onderverdelen in 3 verschillende varianten.
De gewone elektronische handtekening
De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste variant. Een voorbeeld hiervan is een gescande handtekening op papier, die dan weer onder een email geplaatst wordt als afbeelding. De gewone elektronische handtekening kent dus allerlei verschillende vormen. Het hangt af van de gebruikte toepassing en of de handtekening al dan niet betrouwbaar wordt geacht. Een voorbeeld van een betrouwbare herkomst is een interne email binnen een organisatie.
De geavanceerde elektronische handtekening
Bij de geavanceerde elektronische handtekening moet het terug te leiden zijn wie de ondertekenaar is. De handtekening moet worden gezet door de persoon aan wie de handtekening toebehoort en de ondertekenaar moet in staat zijn de handtekening voor zichzelf uniek te houden. Dit kun je d.m.v. wiskundige technieken doen waarmee je een unieke code kunt koppelen aan een bericht. Op deze manier is de handtekening niet te vervalsen en kun je terughalen waar en wanneer de handtekening is ondertekend.
De gekwalificeerde elektronische handtekening
Tot slot is er de gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is ook de zwaarste variant op het gebied van elektronische handtekeningen. Om een document gekwalificeerd te ondertekenen heb je een certificaat nodig waaraan de geavanceerde handtekening wordt getoetst. Dit certificaat wordt door een erkende certificatiedienstverlener uitgegeven. Op deze manier ontstaat de gekwalificeerde handtekening. Voor de meeste documenten is deze vorm van elektronisch ondertekenen niet vereist. Toch is dit wel altijd rechtsgeldig en gelijkgesteld aan de handtekening met pen.
Wat zijn de verschillende use cases van de elektronische handtekening voor jouw organisatie?
Je weet nu wat de elektronische handtekening inhoudt en wat het precies is. Maar wat je ermee kan is mogelijk iets minder duidelijk. Ik zal je meer vertellen wat de voordelen zijn van de elektronische handtekening.
Zoals ik aan het begin al noemde kost de fysieke handtekening veel tijd en geld. Het kan wel oplopen tot €100,- per document dat getekend wordt als je de doorlooptijd en personeelskosten meerekent. Dit is best veel geld toch? Gelukkig bestaan er veel verschillende bedrijven die gespecialiseerd zijn in de elektronische handtekening. Hierbij is het proces zoveel mogelijk geautomatiseerd, zodat je een email of sms krijgt met een link wanneer je een document digitaal moet ondertekenen. Wanneer je dan op de link klikt kun je jouw naam en andere relevante informatie invullen die vervolgens op het document wordt gezet als ‘handtekening’. Je kunt er ook nog voor kiezen om zelf een handtekening neer te zetten. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Alles bij elkaar genomen zorgt het dus voor meer gemak binnen de organisatie. Je kunt het snel en makkelijk toevoegen en verzenden via e-mail of andere elektronische middelen. Dit bespaart je tijd en middelen in vergelijking met het verzenden van de traditionele handtekeningen.
Snel, veilig en duurzaam zaken doen door middel van elektronische handtekeningen
Een andere belangrijke reden wat elektronische handtekeningen zo goed maakt, is dat ze duurzamer zijn dan fysieke handtekeningen aangezien ze niet vervagen of beschadigd kunnen raken en eenvoudig op te slaan zijn. De documenten zijn namelijk versleuteld als PDF wanneer ze zijn ondertekend. Dit maakt het een stuk veiliger dan dat je het via de post verstuurd en vervolgens elektronisch bewaard.
Elektronische handtekeningen maken het bovendien ook makkelijker om wereldwijd zaken te doen, omdat je deze universeel kan verzenden. Het proces kan hierdoor dagen of weken worden versneld. Zeker in Europa is er door de eIDAS verordening een standaard gekomen waaraan documenten nu worden getoetst. Dit maakt de samenwerking een stuk makkelijker. Zo kun je namelijk ook locatie onafhankelijk tekenen.
De mogelijkheid om je handtekening digitaal neer te zetten is dus efficiënt, handig en kostenbesparend. Zeker binnen organisaties waar hybride werken steeds meer de norm is.
Tips bij de implementatie van de elektronische handtekening
- Breng het huidige proces goed in kaart en bepaal je vereisten van de elektronische handtekening.
- Heb duidelijk voor jezelf waarom je de elektronische handtekening wilt implementeren.
- Kies een oplossing die aan je vereisten voldoet: overwegingen die je kunt maken zijn bijvoorbeeld de mate van beveiliging, de gebruiksvriendelijkheid en de integratie met andere systemen.
- Verificatie van identiteit: zorg ervoor dat je oplossing voldoende maatregelen heeft genomen om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren, zodat de integriteit van de ondertekening wordt gewaarborgd.
- Test de implementatie zorgvuldig.
- Creëer draagkracht onder je medewerkers. Wanneer medewerkers hier niet mee willen werken zorgt dit voor fout gebruikt of het niet gebruiken van software. Dit kost onnodig veel geld.
- Verzorg trainingen en zorg voor een goede handleiding.
- Evalueer wat er beter kan in het proces en in de implementatie.
Hopelijk heb je na het lezen van deze blog een beter beeld gekregen wat een elektronische handtekening precies inhoudt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen. Ook hebben wij de leveranciers van elektronische handtekeningen in kaart gebracht met de verschillende functionaliteiten en vereisten.
Daarnaast kunnen wij je helpen met de adoptie binnen je organisatie. Ben je geïnteresseerd geraakt en wil je zelf een elektronische handtekening in je organisatie implementeren? Klik dan op de onderstaande knop en vraag onze specialisten om hulp.
Meer weten over het implementeren van de elektronische handtekening?
Neem contact met ons op via info@gonxt.nl. Je kunt ook eenvoudig op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen. Heb je vragen over de elektronische handtekening of wil je meer weten? Vul dan het onderstaande formulier in.
Anderen bekeken ook:
Verbeter processen met Lean Lego Games
Processen leren verbeteren met Lean Lego Games Al jaren is de Lean Lego Game een vast onderdeel van de Lean trainingen en proces verbeterworkshops die ik geef bij klanten, onder andere de grootste Nederlandse luchtvaartmaatschappij. Het leren verbeteren van...
GoNXT versterkt zich met consultant Jorrit!
Sinds februari ben ik werkzaam als consultant bij GoNXT. De eerste paar weken zijn voorbijgevlogen en ik heb hier in een korte tijd al ontzettend veel mogen leren. In deze blog neem ik je graag mee in mijn eerste weken bij GoNXT. Natuurlijk deel ik hierin ook mijn...
Flexibel anticiperen op verandering met Agile werken
Het tempo van (technologische) veranderingen blijft in veel industrieën en sectoren hoog. Daarmee blijft ook het Agile werken populair met toepassingen in onder anderen productontwikkeling, softwareontwikkeling en projectmanagement. In deze blog leg ik uit wat het...