Engage Process Modeler: waarom en hoe te gebruiken

In deze blog vertel ik je meer over Engage Process Modeler. Wat zijn de voordelen? En waarom zou je het moeten gebruiken? Dat zijn de vragen die ik voor jou ga beantwoorden. Voor een van mijn opdrachten werk ik veel met dit programma en daarom zal ik specifiek ingaan wat voor voordelen dit mij oplevert en wat het kan betekenen voor jouw organisatie.

Veel organisaties brengen processen in kaart. Waarom?

Processen zijn van groot belang voor het reilen en zeilen van een organisatie. De meeste organisaties hebben bijvoorbeeld procedures en werkinstructies, maar hoe deze met elkaar in verband staan is soms lastig te bevatten. Om die reden worden bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Daarnaast kan het helpen bij het opsporen van verbetermogelijkheden binnen processen. Denk aan overbodige of omslachtige processtappen of onnodige wachtmomenten.

Medewerkers die al geruime tijd werken bij een organisatie hebben vaak kennis van de processen binnen de organisatie. Dit is er helemaal ingeslepen. Maar wanneer zij weggaan kom je mogelijk met problemen te zitten, zoals medewerkers die niet weten wat er precies gedaan moet worden en waarom. Bovendien kunnen de medewerkers die het proces vanuit routine doen blind worden voor een omslachtige werkwijze of efficiëntie slagen die behaald kunnen worden.

Door de processen in kaart te brengen en te visualiseren verhelpt deze problemen. Het in kaart brengen en het managen van processen wordt ook wel Business Process Management (BPM) genoemd. En zeg nou eens eerlijk, wie wil dit nou niet binnen zijn organisatie.

Dit heeft als uiteindelijke doel om processen te verbeteren of processen te optimaliseren. Een van mijn collega’s heeft eerder een blog geschreven over “Waarom BPM onmisbaar is binnen jouw organisatie“.

Engage Process Modeler in de praktijk

Bij een overheidsorganisatie heb ik bijvoorbeeld Engage Process Modeler gebruikt in workshops om de processen vast te leggen vanuit het perspectief van de medewerkers. Met Engage Process Modeler kan ik het proces visueel en makkelijk te begrijpen vastleggen. De medewerkers geven aan hoe het proces loopt en als gebruiker van Engage leg je het proces in real-time vast. Vervolgens heb je een proces model waar zij weer feedback op kunnen geven. Hiermee heb je een proces model gemaakt die je daarna kan presenteren aan andere medewerkers die dit proces nog niet kennen. Hiermee worden ze bekend met de werkzaamheden en de voorgenomen werkwijze.

Wat is Engage Process Modeler en hoe gaat dit jou helpen?

Engage Process Modeler is een tool om processen in kaart te brengen op een overzichtelijke en begrijpbare manier. De visie rond Engage Process Modeler is dat het een tool is die speciaal is ontwikkeld om interactieve workshops te geven waarin processen worden gemodelleerd, besproken en verbeterd. Het doel van Engage is om lezers van je proces mee te nemen in een proces op een begrijpbare manier. Hierbij heb je geen kennis nodig van modeleer standaarden zoals BPMN. Het process model is gemodelleerd met eenvoudig te begrijpen iconen. Dit maakt de tool onder andere geschikt voor een brainstormsessie. Je bent niet eerst een half uur van je tijd kwijt aan het bespreken van modeleer conventies of uitleg rond de notatie maar duikt direct de materie in die je doelgroep aanspreekt.

Hierdoor maakt Engage het proces voor iedereen begrijpelijk die het procesmodel bekijkt. Dat is goed te zien in een voorbeeld proces:

Je kunt zien wie de eigenaar is van de processtap en wat de processtap precies inhoudt.

Verschillende mogelijkheden Engage Process Modeler

Engage Process Modeler is dus een procesmodeleer oplossing en is ontworpen om organisaties te helpen hun bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te analyseren en te verbeteren. Ik neem je nu mee in een aantal pluspunten van de oplossing.

Gebruikersinterface

Engage Process Modeler heeft een zeer intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, waardoor het eenvoudig is om snel processen te modelleren. Door het gebruik van icoontjes die voor zich spreken wordt het gebruiksvriendelijk. Verder wordt het team of de persoon die de eigenaar is van de processtap boven het icoontje gezet. Hierdoor is het lezen niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook intuïtief in de omgang.

Zo heb ik tijdens een van mijn workshops het in- door- en uitstroom proces van medewerkers behandeld. Hier kwam veel discussie over diverse processtappen en de volgorde van deze stappen. Door de stappen in begrijpelijke iconen te modelleren konden we dit procesmodel gebruiken om de discussie scherp te krijgen rond het werkelijke proces. De eenvoudige opmaak van de icoontjes en de rechttoe rechtaan modeleer methode hielpen enorm bij het platslaan van de discussie. De medewerkers begrepen allemaal waar het om ging en gezamenlijk hebben we het proces helder gekregen. Hierdoor hebben we het uiteindelijke proces kunnen verbeteren.

Personalisatie

Er is een breed scala aan aangepaste sjablonen die zijn ontworpen om aan de specifieke behoeften van verschillende industrieën en bedrijven te voldoen. Zo kun je iconen aanpassen zodat deze direct tot de verbeelding spreken. Zoals je in onderstaand plaatje kunt zien, kan je nieuwe stappen toevoegen waardoor je het naar de wensen van de opdracht of je organisatie kan personaliseren. 

Bij de gemeente uit mijn vorige praktijksituatie had ik een discussie met de mannen van de buitendienst. Er zitten geen standaard iconen in de tool die hun werkzaamheden goed beschrijven. Denk aan het bezoeken van de gemeentewerf of bijvoorbeeld taken rond parkbeheer uitvoeren. Door iconen te selecteren die aansluiten bij de belevingswereld van deze collega’s ging procesmanagement veel meer leven en omarmden ze het proces.

Analyse en optimalisatie

De software biedt analysetools waarmee gebruikers hun bedrijfsprocessen kunnen evalueren en optimaliseren. Deze tools stellen gebruikers in staat om snel inefficiënties en bottlenecks in hun processen te identificeren en te corrigeren. Zo kun je doorloop en wachttijden toevoegen aan activiteiten en deze vervolgens door laten rekenen. Als je dan aanpassingen doet aan je proces kun je eenvoudig laten berekenen of het voordeel oplevert.

Bij de afdeling dienstverlening van een andere gemeente wilden ze onderzoeken hoelang het duurt voordat een bewoner geholpen wordt na het indienen van een klacht en hoelang het duurt voor het probleem daadwerkelijk is opgelost. Gezamenlijk hebben we het proces in kaart gebracht. Vervolgens bij iedere stap aangegeven hoelang het duurt en hoelang de wachttijd is. Na een analyse konden we, zoals je in een voorbeeld hierboven ook kan zien, aangeven wat doorlooptijd nu is en wat het zou kunnen zijn. Hiermee hebben we uiteindelijk 4 uur bespaard waardoor de burger nu nog sneller geholpen wordt.

Samenwerking

Engage Process Modeler biedt verschillende samenwerkingsmogelijkheden zoals het delen en bespreken van procesmodellen met andere gebruikers. Gebruikers kunnen tegelijkertijd aan verschillende procesmodellen werken, waardoor ze direct feedback kunnen geven en samen aan verbeteringen kunnen werken. Dit bevordert een gezamenlijke benadering van procesoptimalisatie en stelt teams in staat om snel veranderingen door te voeren.

Daarnaast biedt Engage Process Modeler een commentaarfunctie, waarmee teamleden opmerkingen en suggesties kunnen toevoegen aan specifieke proceselementen. Dit helpt bij het vastleggen van ideeën, het delen van expertise en het stimuleren van discussies tussen teamleden. Procesmodellen kunnen ook eenvoudig gedeeld en gepubliceerd worden binnen de organisatie, waardoor belanghebbenden op de hoogte blijven van de laatste wijzigingen en verbeteringen. Dit bevordert een cultuur van transparantie en samenwerking binnen het bedrijf.

Medewerkers van afdeling HR en Servicedesk bij een van mijn klanten hadden niet door in hoeverre het In- door- en uitstroom proces van medewerkers over meerdere afdelingen heen ging. Door de workshop zoals eerder beschreven, zijn ze elkaar en elkaars toegevoegde waarde beter gaan begrijpen. Hierdoor is het proces voor een deel versoepeld en versneld. Maar toen ze zelf eenmaal toegang hadden gekregen tot de tooling en commentaar konden geven in het proces, hebben ze pas echt eigenaarschap gepakt. Zo hebben ze gezamenlijk het proces verder uitgewerkt en elkaar verbeterd wanneer er iets niet klopte. Toen het proces eenmaal werd gepubliceerd in de organisatie, hebben ze hun eigen afdeling het gehele proces uitgelegd. De mogelijkheden van samenwerking van de tooling heeft dus geholpen om het proces te versoepelen en iedereen mee te krijgen in het proces.

Saas

De software is af te nemen als Software as a service. Dit zorgt er voor dat je direct na aanschaf aan de slag kunt. De interne IT organisatie heb je dus niet nodig. Let wel op met wat je in de software zet. Veel organisaties vinden het niet prettig dat er vertrouwelijke of beschermde data wordt geüpload. 

Over het algemeen biedt Engage Process Modeler dus een gebruiksvriendelijke, uitgebreide en kosteneffectieve oplossing voor het visualiseren, analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen.

Meer weten over Engage Process Modeler?

Hopelijk heb je na het lezen van deze blog een beter beeld gekregen wat Engage Process Modeler is en wat dit bij kan dragen aan jouw organisatie. Bij GoNXT kunnen we helpen processen in kaart te brengen, maar vooral deze processen te verbeteren. Daar gebruiken we onder andere bovenstaande tools voor. Wil je hier meer over weten? Stuur ons dan een bericht via het onderstaande formulier.

Ook is het natuurlijk mogelijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen.

Anderen bekeken ook: