Hoe dashboards zorgen voor functionele informatievoorziening

In mijn vorige blog ‘GoNXT versterkt zich met consultant Jorrit‘ schreef ik dat ik net gestart was als business analist bij GoNXT en vertelde ik over mijn eerste ervaringen. Inmiddels heb ik mijn eerste opdracht afgerond en heb ik veel geleerd over de informatievoorziening van organisaties. Een overzichtelijke en efficiënte interne informatievoorziening maakt de processen binnen een bedrijf een stuk soepeler. Binnen het informatiemanagement bestaan er verscheidene methodes om dit voor elkaar te krijgen. Een van deze efficiënte methodes is het gebruik van dashboards. In deze blog neem ik je mee in de voordelen van het gebruik van deze dashboards. Wil je hier meer over weten? Lees dan vooral verder.

De informatievoorziening

Om een duidelijk beeld te krijgen van de voordelen van dashboards is het van belang om eerst duidelijk te stellen wat informatievoorziening precies inhoudt. De informatievoorziening van een organisatie bestaat uit alle mensen, middelen en maatregelen die gericht zijn op het vervullen van een bepaalde (interne) informatiebehoefte. Deze informatie is van levensbelang voor een organisatie, zowel voor strategische doeleinden als in de uitvoering. Een goed voorbeeld is de informatievoorziening omtrent de financiën van een organisatie. Aan de ene kant is het op strategisch niveau belangrijk om inzicht te krijgen in de beschikbare budgetten en uitgaven. Aan de andere kant hebben financiële medewerkers bepaalde informatie nodig om bijvoorbeeld hun begroting of resultatenrekeningen op te stellen. Voor beide aspecten geldt dat als het niet beschikbaar is voor de relevante eindgebruikers een organisatie niet effectief kan opereren.

Wat zijn dashboards?

Het kan echter zijn dat de informatie wel beschikbaar is maar dat het voor een eindgebruiker moeilijk is om de juiste informatie te vinden binnen de voorziening. In dat geval is een medewerker meer tijd kwijt aan het vinden van de informatie dan het daadwerkelijke gebruik ervan. Dit is iets dat ik bijvoorbeeld laatst bij een klant heb gezien, medewerkers moesten in een groot overzicht aan informatie één specifiek stuk informatie zien te vinden. Hierdoor waren de medewerkers van deze organisatie ongelooflijk veel tijd kwijt om bijvoorbeeld maar één factuurregel te vinden die vervolgens nodig was voor een jaarrekening. Dit probleem is bij deze organisatie opgelost door het implementeren van overzichtelijke en functionele dashboards.

Wil jij ook hulp bij het inrichten van dashboards? Klik dan op onderstaande knop.

Dashboards kennen we allemaal als een scherm in een auto die bepaalde informatie, zoals de snelheid, kilometerstand en toerental laat zien. In wezen is dit niet verschillend met dashboards die binnen een organisatie gebruikt kunnen worden. Als een werknemer bepaalde informatie nodig heeft om zijn of haar financiële jaarplan op te stellen kan hij of zij dit zonder veel moeite vinden. Door een paar keer door te klikken binnen bepaalde thema’s en sub-thema’s komt de medewerker bij een dashboard dat de benodigde informatie in één keer overzichtelijk en gerangschikt toont. Zo kan je bijvoorbeeld de interne financiële informatie van je bedrijf samenvoegen in dashboards zoals hieronder staat weergegeven.

Voorbeeld dashboard uit Bizzdesign Enterprise Studio

Hoe zorgen dashboards voor een functionele informatievoorziening?

Nu duidelijk is wat het doel van een functionele informatievoorziening is en wat dashboards zijn, blijft er één vraag over. Hoe zorgen dashboards voor een functionele informatievoorziening?  In de opdrachten die ik uitgevoerd heb komen drie grote voordelen naar voren.

1. Efficiëntie
   Door dashboards te gebruiken is een eindgebruiker in staat om snel en overzichtelijk de benodigde informatie in te winnen, dit scheelt heel veel tijd. Daarnaast is het voor een informatiemanager makkelijker om nieuwe informatie te importeren en de huidige informatie te onderhouden. Ook voor een informatiemanager wordt het overzicht duidelijker en kan er vanuit een sterkere basis verder gebouwd worden aan de informatievoorziening.

2. Verschillende soorten datavisualisaties
   Daarnaast is een dashboard in staat om de informatie op zo’n manier te visualiseren dat het voor een eindgebruiker snel duidelijk is wat de informatie inhoudt. Deze datavisualisatie kan op verschillende manieren, denk bijvoorbeeld aan tabellen, grafieken en diagrammen (zoals bubble charts en heat maps). Dit heeft als groot voordeel dat het dashboard niet alleen maar uit woorden en cijfers hoeft te bestaan, maar er ook gewerkt kan worden met verschillende kleuren en vormen. Hiermee wordt de informatie ten eerste een stuk overzichtelijker. Bepaalde kleuren zorgen bijvoorbeeld al voor een positieve of negatieve associatie en daarmee een snel beeld van de status van een factuur. Daarnaast zorgt het gebruik van verschillende soorten visualisaties ook voor een interessanter en interactiever beeld voor de eindgebruiker. Wat de ervaringen van een eindgebruiker weer positief beïnvloed.

3. Mogelijkheden voor personalisatie
   Tot slot geeft het inrichten van dashboards binnen een informatievoorziening de mogelijkheid tot personalisatie. Doordat dashboards apart van elkaar worden opgezet en modulair op een dashboardpagina geplaatst kunnen worden kan een eindgebruiker gedeeltelijk zelf bepalen welke dashboards hij of zij wil zien. Op het moment dat je als informatiemanager te horen krijgt dat een eindgebruiker bepaalde informatie op een specifieke manier gevisualiseerd wilt zien, plaats je een bepaald dashboard in het dashboardlandschap van de eindgebruiker. Hierdoor kan je de wensen van de eindgebruiker tot in de details finetunen en zijn of haar ervaring met de informatievoorziening een stuk prettiger maken.

Of klik hier en ontvang meer info over informatievoorziening

Meer weten over functionele informatievoorziening?

Ben je enthousiast geworden over dashboards en wil je deze manier van informatiemanagement implementeren binnen jouw organisatie? Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen.

In mijn volgende blog zal ik dieper in gaan over hoe je het gebruik van dashboards implementeert. Wil je hiervan als eerst op de hoogte zijn? Volg ons dan op LinkedIn.

Anderen bekeken ook: