Hoe implementeer je dashboards in de informatievoorziening?

In mijn vorige blog ‘Hoe dashboards zorgen voor functionele informatievoorziening‘ schreef ik over de invloed van dashboards op een functionele en efficiënte informatievoorziening. Om dashboards daadwerkelijk te implementeren in de informatievoorziening is het van belang om te begrijpen waar de uitdagingen en mogelijkheden van de implementatie schuilen. Daarom neem ik je met deze blog mee in het implementatieproces van dashboards in de informatievoorziening van een organisatie. Wil je hier meer over weten, lees dan vooral verder!

Analyseren van behoeften

Een goed begin is het halve werk. Bij de implementatie van dashboards bestaat een goed begin uit een analyse van de behoeften binnen de informatievoorziening. Deze analyse bestaat uit een requirements- en informatieanalyse. Deze analyses worden uitgevoerd zodat de bedrijfsprocessen, doelen en benodigdheden inzichtelijk worden. Daarnaast wordt er inzicht gegenereerd in de wensen en eisen van de stakeholders. Dit is de basis waarop dashboards gebouwd kunnen worden. Zonder een duidelijk idee van de eisen, wensen en inzichten is het moeilijk om resultaatgericht dashboards te bouwen. Bovendien ben je in dat geval veel tijd kwijt aan het bouwen van dashboards die in de praktijk niet worden gebruikt. Terwijl er met een sterke basis zekerheid is dat deze wensen en eisen worden vervuld en de dashboards ook écht worden gebruikt.

De requirements- en informatieanalyses kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd. Door middel van kwalitatieve technieken zoals interviews en vragenlijsten is het mogelijk om de wensen en eisen van stakeholders in kaart te brengen. Door deze wensen en eisen duidelijk te hebben wordt draagvlak gecreëerd voor de nieuwe informatiestructuur. Daarnaast kan door middel van werksessies geanalyseerd worden welke informatie er beschikbaar is en wat de huidige informatiestructuur is. Deze informatieanalyse resulteert in een duidelijk beeld van de IST-situatie en vormt daarmee een fatsoenlijke basis voor de implementatie van dashboards (SOLL). Een effectieve manier om deze situaties visueel in kaart te brengen is met Enterprise Architectuur. Door middel van deze techniek kan zowel de datastructuur in de IST als SOLL-situatie opgesteld worden. Dit zorgt ervoor dat je grip krijgt op de informatiestructuur van een organisatie.

Kernaspecten van het implementeren van dashboards

Uiteindelijk krijg je door een requirements- en informatieanalyse een duidelijk beeld van de informatiebehoeften en informatiestructuur binnen de organisatie. Van hieruit kan je de technische implementatie van de dashboards uitwerken. Binnen deze technische implementatie zijn een aantal aspecten waar je bewust van moet zijn. Dit zijn onderdelen van het implementatieproces die extra aandacht vergen en bepalen hoe goed de eindsituatie vormgegeven zal worden. Vanuit mijn eigen ervaring van het implementatieproces van dashboards bij een grote overheidsinstantie zijn er vier kernaspecten binnen de implementatie.

Beschikbare informatie

Ten eerste is het belangrijk dat je de uitkomsten van de informatieanalyse in je achterhoofd houdt. Een idee voor een dashboard kan alleen verwezenlijkt worden op het moment dat de informatie compleet beschikbaar is in de informatievoorziening. Dit is iets wat ik heb ervaren bij de dashboard implementatie bij de overheidsinstantie. We hadden na een brainstormsessie een overzicht gegenereerd van de dashboards die we wilden implementeren. Na een werksessie met de opdrachtgever kwamen we erachter dat een aantal van die dashboards niet opgezet konden worden, omdat de juiste informatie niet beschikbaar was. Iets dat voorkomen had kunnen worden door duidelijker in kaart te hebben wat de beschikbare informatie, en daarmee de mogelijkheden waren.

Mogelijkheden van de software

Ongeacht alle creatieve ideeën voor het genereren van dashboards naar aanleiding van de analyse blijf je gebonden aan de mogelijkheden van de software. Zonder ondersteuning van de software voor het idee is het onmogelijk om het uit te voeren. Als je een heatmap wilt maken over de mate van compliancy binnen de organisatie is het natuurlijk essentieel dat de softwaretool een heatmap ondersteunt.

Structuur van de data

Om informatie op een correcte en efficiënte manier weer te geven in een dashboard is het van belang om inzicht te hebben in de data. Hierin is het vooral belangrijk om door te hebben wat het logisch kleinste item van de dataset is. Dit logisch kleinste item is de kern van de informatie die je wilt overdragen met een dashboard. Als het doel van een dashboard is om medewerkers en hun rollen op een functionele wijze te presenteren, zijn er een aantal stukken informatie die in het dashboard terecht komen. Van contractduur tot taak en van organisatieonderdeel tot aan een functieomschrijving. De medewerker zelf is echter het logisch kleinste item. Je wilt per medewerker de achterliggende informatie te weten komen.

Om te zien of de datastructuur en het kleinste logische item correct zijn is het handig om een spreadsheet op te zetten. In het spreadsheet zet je de informatie die je wilt weten omtrent het logische kleinste item. Op het moment dat deze tabel op een goede manier opgezet kan worden en het logisch kleinste item inderdaad de kern is van de tabel weet je dat de structuur goed in elkaar zit.

Gebruikershandleiding

Een laatste uitdaging is het opzetten van een duidelijke en overzichtelijke gebruikershandleiding. Dit doordat de informatiestructuur van de organisatie is aangepast en daarmee de manier van werken ook veranderd. Om deze overgang op een soepele manier te laten verlopen zijn werkinstructies nodig. Deze werkinstructies dien je van twee kanten op te stellen. Aan de ene kant moeten de gebruikers weten hoe ze omgaan met de nieuwe structuur. Hoe komen zij door middel van dashboards aan de benodigde informatie. Aan de andere kant is het belangrijk dat het informatiemanagement team weet hoe ze de nieuwe structuur moeten onderhouden. Zonder onderhoud zakt de informatievoorziening immers in elkaar.

Wil jij ook hulp bij het inrichten van dashboards? Klik dan op onderstaande knop.

De opbouw van het dashboardlandschap

Nadat er aandacht is besteed aan de verschillende kernaspecten is het laatste onderdeel in het implementatieproces de keuze voor een visualisatie. Informatie kan op verscheidene wijzen gevisualiseerd worden in een dashboard. Denk aan een eenvoudige tabel of teller om basisinformatie te weergeven, tot uitgebreide heatmaps, histogrammen of taartdiagrammen. De keuze voor een visualisatie dient altijd gebaseerd te zijn op het vervullen van de wensen en eisen uit de analyses. Als een organisatie informatie over zijn medewerkers wil visualiseren is een heatmap niet de juiste visualisatie. In zo’n situatie is een tabel, teller en filter genoeg om aan de vraag te voldoen.

Daarnaast is het mogelijk om te kiezen voor een standaard opbouw van een dashboardpagina en per onderwerp de mogelijkheid te bieden om extra visualisaties op te zetten. Bij de overheidsinstantie kozen we voor een basis-opzet van een tabel, filter en teller. Naar aanleiding van de analyses die we hebben uitgevoerd kwam naar voren dat dit visualisaties waren die voor elk onderwerp toegevoegde waarde hebben. Bij onderwerpen als compliancy en infrastructuur kozen we voor extra visualisaties in de vorm van bubble charts en heatmaps. Deze additionele visualisaties zijn een toegevoegde waarde voor de eindgebruiker omdat ze meer inzicht verschaffen in de informatie.

Door de keuze voor visualisaties te baseren op de analyses en mogelijk te kiezen voor een basisopbouw genereer je een dashboardlandschap die volledig voldoet aan de wensen, eisen en verwachtingen van een klant en zijn eindgebruikers.

Of klik hier en ontvang meer info over informatievoorziening

Meer weten over dashboards in de informatievoorziening?

Ben je enthousiast geworden over dashboards en wil je deze manier van informatiemanagement implementeren binnen jouw organisatie? Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen.

Wil je als eerste op de hoogte zijn wanneer er nieuwe blogs online komen? Volg ons dan op LinkedIn.

Anderen bekeken ook: