Onmisbare aandachtspunten voor Agile portfoliomanagement implementatie

Stel je voor, je bent verantwoordelijk voor de informatievoorziening rond het portfoliomanagement in jouw organisatie. Dit portfoliomanagement en het informatiemanagement eromheen opereert al jaren op basis van een klassieke projectmanagement methode. De softwaresystemen die gebruikt worden zijn hier volledig op ingericht en bepaalde werkwijzen zijn al evengoed ingebakken. In het aankomend jaarplan heeft de organisatie echter als één van de doelstellingen de implementatie van een agile managementstructuur opgenomen. Waarin het portfoliomanagement een prominente rol heeft gekregen en één van de bouwstenen van de agile structuur dient te worden. Samen met jouw team ben je verantwoordelijk voor de succesvolle digitale implementatie van het agile werken binnen het portfoliomanagement. Wat zijn hierin belangrijke aandachtspunten? En waar liggen de valkuilen voor deze implementatie?

In eerdere blogs heb ik het belang van een functionele informatievoorziening binnen portfoliomanagement en de verschillen tussen klassiek en agile portfoliomanagement beschreven. Deze blogs sluiten naadloos aan op deze vragen. Het belang van de informatievoorziening en de verschillen tussen klassiek en agile portfoliomanagement zijn de basis van waaruit je een succesvolle transitie mogelijk kan maken. Zijn dit vragen die jou bezig houden of je interesse wekken? Lees dan vooral verder!

Aandachtspunten voor de implementatie van Agile portfoliomanagement

Als je kijkt naar de genoemde verschillen zijn er een aantal aandachtspunten te ontleden. Over deze punten dient heel goed nagedacht te worden om de informatievoorziening van jou agile portfoliomanagement op een functionele manier te laten opereren.

Bied meer wendbaarheid met Agile portfoliomanagement

Zoals vermeld in de eerdere blogs is een verhoogde wendbaarheid een van de grootste gevolgen van agile werken. In agile portfoliomanagement kunnen beslissingen eenvoudiger tussendoor terug- of bijgedraaid worden. Voor het inrichten van de informatiemanagement structuren is deze eigenschap van grote invloed. Zonder een informatievoorziening die deze wendbaarheid ondersteunt, is het namelijk praktisch onmogelijk om goed agile te kunnen werken. Softwareprogramma’s dienen deze functionaliteit te ondersteunen en informatiestromen moeten zo ingericht kunnen worden dat tussentijdse informatie over en weer verzonden kan worden.

Verantwoordelijkheden op een lager niveau

Naast de verhoging van de wendbaarheid worden verantwoordelijkheden voor uitvoering van agile trajecten op een lager niveau gelegd. Dit betekent dat er meer flexibiliteit gewenst is in de manier van werken in de uitvoerende teams. Over deze flexibiliteit dient goed nagedacht te worden. Het kan zijn dat het ene agile team of agile release train andere informatie wil inzien dan een andere. Het ene gedeelte van de organisatie wil wellicht een kanban voor de agile release train én het team, terwijl het centraal portfolio dit wil integreren in één kanban. Om de informatievoorziening overzichtelijk en efficiënt te houden moeten hier keuzes over gemaakt worden, tot in hoeverre creëer je (verplichte) uniforme informatievoorziening en tot in hoeverre laat je het vrij aan de desbetreffende teams?

Om ervoor te zorgen dat alle stakeholders zich gehoord voelen, maar processen in de informatievoorziening toch op een zo uniform mogelijke manier te laten lopen is een goede requirementsanalyse en implementatie tactiek van groot belang. Overleg met alle stakeholders over hun wensen en (harde) eisen. Op basis hiervan kan je goed onderbouwde keuzes maken voor vastlegging van bepaalde informatie en de inrichting van het agile portfoliomanagement. Betrek daarnaast stakeholders in het implementatieproces door samen met hen werksessies in te plannen, waarbij je de ideeën over de informatievoorziening met ze doorneemt en je samen achter eventuele benodigde aanpassingen en/of toevoegingen komt.

Integreren van een andere samenwerkingsstructuur

De vergroting van de wendbaarheid zorgt naast de inhoudelijke inrichting van de informatievoorziening ook voor een verandering in samenwerkingsstructuur. Er ontstaan verschillende organisatielagen, waarbij uitgegaan wordt van bijvoorbeeld teams, agile release trains en het centraal portfolio. Deze nieuwe organisatielagen moeten worden geïntegreerd in de informatievoorziening. Kanbans zullen moeten worden veranderd, velden in tickets moeten worden aangepast en informatiestromen tussen verschillende organisatielagen zullen anders ingericht moeten worden. Daarnaast verschuift de verantwoordelijkheid over de projecten, er zullen andere rollen en functies gecreëerd moeten worden die binnen de informatievoorziening hun eigen verantwoordelijkheden krijgen toegewezen. Deze veranderingen moeten zowel in de tooling als in de processen omtrent de informatiestromen vastgelegd en ingericht worden.

Budgettering bij Agile portfoliomanagement

Een laatste inhoudelijke verandering die van groot belang is, is de budgettering van agile trajecten. Doordat in agile portfoliomanagement het budget op een flexibelere manier wordt toegekend aan lopende trajecten dient de informatievoorziening anders ingericht te worden. In plaats van toegekend budget vanuit de financiële afdeling aan een specifiek project worden keuzes en afspraken gemaakt over budgetverdelingen vanuit gedefinieerde waardestromen. De informatievoorziening moet zo ingericht worden dat deze keuzes en afspraken ondersteund worden. Daarnaast is het van groot belang dat de informatievoorziening veranderingen in budgettering ondersteunt.

Een erg belang aspect binnen agile budgettering is de samenhang tussen de portfolio management tool en de software die gebruikt wordt door de financiële afdeling. Door een verhoging van de flexibiliteit van de budgetten moeten aan beide kanten aanpassingen aangebracht worden in de structuur van de data. Anders is het niet mogelijk om financiële informatie weer te geven in de portfolio management tool.  Daarnaast dienen de twee systemen aan elkaar gekoppeld te kunnen worden, wat in de praktijk aardig wat werk kan vergen als er geen goede analyse is uitgevoerd.

Het belang van tooling bij Agile portfoliomanagement

Om al deze inhoudelijke aandachtspunten functioneel uit te kunnen werken is in veel gevallen nieuwe tooling nodig. In de klassiek portfoliomanagement structuur zijn keuzes gemaakt voor bepaalde software op basis van de behoeften die klassiek projectmanagement genereren. Indien over wordt gestapt op een agile managementstructuur dient de software hierin mee te gaan. Er zullen andere wensen en eisen hangen aan de specificaties van de tooling. Het is daarom van belang om goed te analyseren of de huidige tooling voldoet aan de eisen omtrent agile portfoliomanagement of dat nieuwe software aangekocht moet worden om te voldoen aan de gestelde eisen.

Indien de mogelijkheden van een potentiële tool goed zijn geanalyseerd en de juiste tool is aangeschaft dient deze natuurlijk ook ingericht te worden.

Heb jij hulp nodig bij de analyse voor de aanschaf van een agile portfolio management tool en/of de inrichting van zo’n tool?

Meer weten over Agile portfoliomanagement?

Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen. Je kunt ons ook volgen op LinkedIn om als eerste op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Anderen bekeken ook: