Onze Process Mining aanpak voor jouw procesoptimalisatie

In eerdere blogs hebben we het gehad over procesoptimalisatie en de voordelen voor jouw organisatie. In deze blog neem ik je graag mee in de aanpak van Process Mining. Process Mining is dé manier om jouw bedrijfsprocessen helder in kaart te brengen en is een noodzakelijke stap voor het optimaliseren en evalueren van jouw bedrijfsprocessen.

Bij Process Mining draait het om het analyseren van processen met behulp van event logs. Met deze techniek kun je de processen visueel weergeven met activiteiten en procespaden. Het in kaart brengen van het proces met behulp van brown paper of modelleringstools is niet langer nodig. Het voordeel van Process Mining is dat er objectief wordt gekeken naar de data om het proces weer te geven.

Maar hoe start je nu met Process Mining en hoe gaat het precies in zijn werk? Hieronder neem ik je mee in onze aanpak met Process Mining. Lees dus snel verder!

Heb jij hulp nodig met het verbeteren van jouw processen? Klik dan op de onderstaande knop!

Stap voor stap: Onze Process Mining Methode

Wanneer de klant heeft gekozen om aan de slag te willen met Process Mining starten we met een eerste werksessie. Tijdens de eerste sessie leggen we uit wat Process Mining inhoudt, wat we hiervoor nodig hebben en hoe je het kunt inzetten. Het is goed om te weten wat er nodig is om met Process Mining te kunnen starten. Dit zijn namelijk logfiles. Een logfile is een bestand afkomstig uit een applicatie of website. Hierin wordt vastgelegd wie wat heeft gedaan, in welke applicatie en op welk tijdstip. Denk hierbij aan de login pogingen van een medewerker in zijn of haar mail, het openen van een beveiligd bestand of het betalen van een factuur.

Tijdens deze eerste sessie stellen we samen de doelstellingen vast voor de procesanalyse. Dit kunnen meerdere doelstellingen tegelijk zijn, denk aan gelijktijdig bekijken van doorlooptijden, herhaalde activiteiten en uitval van zaken. Doelstellingen kunnen per bedrijfsproces verschillen omdat deze afhankelijk is van de data die de logfile bevat. Als de logfile verrijkt wordt met meerdere kolommen is een uitgebreidere analyse mogelijk.  Zo hebben we voor een klant aan het inkoopproces de bedragen toegevoegd waardoor we op deze data een extra analyse konden uitvoeren. Dit geeft meer mogelijkheden voor jouw organisatie.

Als we de doelstellingen scherp hebben geformuleerd dient de nodige data opgevraagd te worden uit het systeem dan wel de systemen. Logfiles zijn over het algemeen vrij uniform, waardoor ze gemakkelijk uit te lezen zijn voor Process Mining. In sommige gevallen dient de data echter nog voorbereid te worden. Het gaat dan vaak om het uniform maken van de data en tijdstippen of om het verwijderen of aanpassen van enkele leestekens. Hier gaan we in de data discovery workshop mee aan de slag.

Workshop 1: Data discovery

Het doel van deze workshop is het voorbereiden van de data. Eerst kijken we samen welke data er nodig is om de beoogde doelstellingen te behalen. Als het nodig is om de data te verrijken met extra informatie dan komt dat in deze workshop naar voren. Daarnaast gebruiken we deze workshop om de data leesbaar te maken voor de software. Hiervoor is er een handig programma dat kan helpen de data te uniformeren. In sommige gevallen hebben we de luxe van een ‘Data Modelleur’ bij een klant die ons hierbij kan helpen. Wanneer de data correct en compleet is kunnen we ons gaan voorbereiden op de analyse workshop.

Workshop 2: Process Mining in actie

Na de data discovery workshop is het tijd om aan de slag te gaan met de data-analyse en met Process Mining. We werken hier met het voordoen, samendoen en zelf doen principe. Tijdens de eerste workshop nemen wij stapsgewijs alle mogelijkheden door van de software dat Process Mining ondersteund. Met Process Mining is er enorm veel mogelijk, dit alles om een goed inzicht te krijgen in jouw bedrijfsprocessen. Hieronder bespreek ik enkele belangrijke functies van Process Mining.

Proces flow

Dit is de visuele weergave van het proces. Hierin zie je de verschillende activiteiten met de procespaden weergegeven. Er wordt dus per zaak van boven naar beneden weergegeven door welke activiteiten een zaak loopt. Ook de doorlooptijd kun je zien in deze functie.

Tijdslijnen

Met deze functie kun je per zaak zien in welke periode de zaak actief was en hoe lang deze heeft geduurd van start tot eind. Het is mogelijk om in te zoomen op één case en van de verschillende activiteiten de details te bekijken.

Start- en eindactiviteiten

In een staafdiagram wordt weergegeven wat de start- of eindactiviteiten zijn. Zo kun je overzichtelijk zien of de activiteiten altijd netjes starten en eindigen op het beoogde punt of de punten. Veel verschillende start- en eindactiviteiten kan duiden op een proces dat niet onder controle is.

Workshop 3: Samenwerken aan inzichten

De volgende workshop is bedoeld om samen tot antwoorden te komen op de opgestelde doelstellingen. Waar wij in de vorige workshop zowel de vragen als antwoorden hebben gedeeld met jullie, is het in deze workshop de bedoeling dat jullie onze vragen gaan beantwoorden door zelf de functies van Process Mining te gebruiken. Vanzelfsprekend geven wij tips en aanwijzingen waar nodig om jou zo weg wijs te maken in de tool.

Workshop 4: Zelf aan de slag met Process Mining

In de laatste workshop ga je zelf aan de slag met de onderzoeksvragen en het formuleren van antwoorden. Met Process Mining kun je enorm veel en het is dan ook belangrijk om goed de doelstellingen in de gaten te houden bij het analyseren van het proces. Om goed voorbereidt deze workshop in te gaan vragen we de klant om een presentatie te maken van de bevindingen. Handig hierbij is het gebruik van PowerPoint en screenshots, waarin je opvallende zaken en instellingen kunt noteren. Als procesexperts maken wij uiteraard ook een presentatie. Dit zorgt voor een vruchtbare vergelijking naar de overeenkomsten en verschillen tijdens onze workshop.

De klant is door de verschillende workshops nu ook expert geworden op het gebied van Process Mining. We zijn door verschillende fases van Process Mining gegaan om een goed beeld te krijgen van de benodigdheden én de mogelijkheden van Process Mining. Het is nu aan de klant om andere processen te analyseren aan de hand van de beschikbare logfiles. Hiermee kun je processen optimaliseren, wat vele voordelen kent.

Klantcase: Process Mining in de praktijk

Om een beter gevoel te krijgen van Process Mining beschrijf ik hier een klantcase bij een gemeente in Zuid-Nederland. Voor dit proces wilde de gemeente het proces van meldingen van burgers analyseren. In de introductie sessie bij de klant hebben we allereerst uitgelegd wat Process Mining is en wat dit kan betekenen voor de organisatie. Hierna zijn de doelstellingen bepaald. De doorlooptijd, afhandeling, inefficiënties en verschil in categorieën waren interessegebieden van de gemeente. Hierna is door middel van de stakeholderanalyse gekeken naar welke procesexperts kunnen helpen bij de analyse. Zij hebben namelijk veel inhoudelijke kennis van het proces en een beeld van de verschillende activiteiten.

Data discovery

In de data discovery sessie hebben we samen de data geüniformeerd. Hierbij zijn de geautomatiseerde activiteiten eruit gefilterd, de data en tijden gelijkgezet en leestekens verwijderd. Om de categorieën van de verschillende meldingen te kunnen analyseren moest de data worden verrijkt. Met behulp van de data modelleur was dit in een mum van tijd geregeld. Per zaaknummer kon er eenvoudig een categorie worden gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat we tijdens het process minen een filter konden instellen.

Process Mining in actie

Tijdens workshop 2 zijn we allereerst opnieuw door de mogelijkheden van Process Mining gegaan. Dit omdat er verschillende stakeholders waren aangehaakt bij het proces. Daarna zijn we aan de slag gegaan met Process Mining met de data van de gemeente. Hier vielen er direct bepaalde punten al op door de procesexperts, zoals een missende stap van terugkoppeling naar de burger in sommige zaken. Ook de betekenissen van de activiteiten waren niet voor iedereen even duidelijk. Na afloop van de workshop hebben we deze activiteiten beter aan weten te duiden en een accent gelegd op de communicatie naar burgers voor de volgende workshop.

In workshop 3 en 4 zijn we gaandeweg dieper in de analyse gedoken en hebben we ook per categorie verschillende analyses uitgevoerd. Het belang van de verschillende categorieën zit hem in de urgentie van de doorlooptijd. Je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat een melding waarbij de handhaving is betrokken sneller afgehandeld dient te worden dan een melding over onkruid. Met de Process Mining tool kun je filters instellen en zo de categorieën los van elkaar analyseren. Meer op het einde van de analyse aangekomen kunnen de procesexperts van de gemeente steeds beter de analyse lezen en onderzoeksvragen beantwoorden.

Wil jij meer weten over wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie of wil je graag proces expert worden op het gebied van Process Mining? Klik dan op de onderstaande knop.

Of klik hier en bekijk onze Process Mining Training

Meer weten over procesoptimalisatie met Process Mining?

Ben je benieuwd naar procesoptimalisatie, Process Mining, of een ander onderdeel van procesverbetering?

Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen. Je kunt ons ook volgen op LinkedIn om als eerste op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Anderen bekeken ook: