Organisatieverandering realiseren met BPMN

De waarde van een BPMN 2.0 procesmodellering voor je organisatie is in potentie groot. Zo kan een duidelijk en goed uitgewerkt model knelpunten binnen een bedrijfsproces inzichtelijk maken, zodat je de juiste aanpak kan kiezen voor het verhelpen van knelpunten. Om een dergelijk model te kunnen maken moet je echter wel je BPMN basis op orde hebben. Deze basis heb ik behandeld in de twee vorige blogs: 4 tips om goed van start te gaan BPMN en De verschillende onderdelen van BPMN. Naast het op orde hebben van je basis is het ook belangrijk om te weten hoe je anderen meekrijgt in jouw inzichten. Je moet er dan ook voor zorgen dat jouw inzichten voor procesverbetering begrijpelijk zijn. Om je op weg te helpen in dit cruciale onderdeel van procesmodellering heb ik mijn ervaringen en inzichten verwerkt in deze blog.

De BPMN context

Het komt vaker voor dat bedrijfsprocessen niet optimaal worden uitgevoerd. Dit is een goede aanleiding voor het modelleren van bedrijfsprocessen. Hierbij hoort uiteraard ook een doelstelling. Vaak is procesverbetering de meest algemene doelstelling bij een procesmodellering. Het is echter belangrijk om verder te kijken dan alleen een algemene doelstelling. Zijn er achterliggende redenen voor een procesmodellering? Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in wet- en regelgeving of groeiende frustraties bij collega’s. Noteer die dan en neem ze mee in de opbouw en uitwerking van je procesmodel.

Daarnaast komt het zelden voor dat je een procesmodellering alleen voor jezelf gebruikt. Een BPMN procesmodel kan namelijk ook dienen als effectief communicatiemiddel. Je gebruikt het bijvoorbeeld om met een procesarchitect in gesprek te gaan over de huidige situatie, of om met je manager procesverbeteringen te bespreken. Het is dan ook belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de stakeholders en hun belangen. Hiervoor kun je mogelijk een Stakeholder Analyse maken. Om tijd en moeite te besparen is het ook mogelijk om een lijstje te maken van de stakeholders en de bijbehorende belangen. Het uiteindelijke doel is om deze inzichten goed mee te nemen in je uitwerkingen zodat je een goede focus houdt op de scope van je project.

Verder is KISS een belangrijke regel die nogmaals naar voren komt. Keep It Short and Simple is een basisadvies voor beginnende BPMN modelleurs, zoals beschreven in mijn eerdere BPMN blog 4 tips om goed van start te gaan BPMN. De regel blijft belangrijk voor modelleurs van alle niveaus omdat het betrekking heeft op stakeholders en inzichten. Niet iedere collega kan namelijk een BPMN-expert zijn. Bij een te ingewikkelde procesmodellering komen je inzichten dus niet goed tot recht. En dat is niet wat je wilt. Dus: Keep It Short and Simple.

Heb je hulp nodig met Business Process Model and Notation? Neem dan door middel van onderstaande knop contact met ons op.

De IST situatie modelleren

Met procesverbetering als belangrijkste doel in gedachten is het in kaart brengen van de huidige situatie een goede eerste stap. Voor de IST situatie is een perfecte logica niet van belang. Het gaat immers om de realiteit waarin een imperfect proces verbeterd moet worden. Modelleer daarom ook eerst de inconsistenties uit de realiteit in je BPMN uitwerking. De verbeteringen komen later pas.

Met het modelleren van foutieve logica binnen een huidig proces kun je ook makkelijker knelpunten ontdekken. Zo kan het voorkomen dat een proces gesplitst wordt in meerdere paden vanwege een gebrek aan consistentie. Bij een dergelijke splitsing is dus geen sprake van een gateway, aangezien er geen bewuste keuze wordt gemaakt tussen twee opties. Hier is het knelpunt duidelijk: het punt van de splitsing. Als je een gateway had gebruikt in je IST situatie modellering had je dit knelpunt niet zo makkelijk kunnen vinden. Maak de imperfecties in het proces dus duidelijk zichtbaar door ze in de logica van BPMN aan te brengen. Het is tenslotte je doel om de knelpunten uit te lichten.

De SOLL situatie modelleren

Na het uitwerken van de IST situatie en het blootleggen van knelpunten is het tijd om een verbeterd model te maken. De SOLL situatie moet een ideaalbeeld zijn waarin de logica van de procesmodellering perfect is. Knelpunten moeten uiteraard verholpen zijn. Zo kan het eerdergenoemde knelpunt verholpen worden door een gateway aan te brengen. Een andere optie zoals het aanbrengen van consistentie en dus alternatieve procespaden verwijderen is ook mogelijk. Beide oplossingen zijn goed als ze een modelmatig correcte BPMN logica hebben. Welke oplossing de beste is, hangt echter af van de indicatoren. Voorbeelden van indicatoren van procesverbetering zijn: minder wisselingen van procespaden tussen swimlanes, minder swimlanes en een korter proces. Hierbij is verbetering verbonden aan het versnellen van de doorlooptijd van het bedrijfsproces en het verminderen van risico’s om fouten te voorkomen.

De GAP-analyse

Het vergelijken van de huidige en toekomstige situatie laat de toegevoegde waarde van je model nog beter zien. Een GAP-analyse vanuit IST naar SOLL is een uitstekende manier om dit te doen. Er zijn verschillende mogelijkheden voor de aanpak van een GAP-analyse. Zo kun je de IST en SOLL naast elkaar zetten, of kun je ze over elkaar heen houden om in één beeld veranderingen te tonen. De manier van invullen is aan jou. Zorg wel dat je op het juiste spoor blijft. Gebruik de GAP-analyse om de toegevoegde waarde van je model uitwerkingen te laten zien. Zo krijg je anderen mee in je model en kun je effectief je doelstelling behalen.

Meer weten over de impact van organisatieverandering met BPMN?

Met behulp van deze blog zal je hopelijk veel impact hebben op jouw organisatie door je BPMN uitwerking optimaal te gebruiken. Wil jij nog meer leren en weten over BPMN? Neem dan zeker eens deel aan onze BPMN training.

Heb je vragen? Neem contact op met GoNXT door het formulier onderaan de pagina in te vullen. Ook is het natuurlijk mogelijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen.

Anderen bekeken ook: