Procesoptimalisatie: de efficiëntie boost voor organisaties

Snelle veranderingen in de markt, toenemende concurrentie, prijsstijgingen en snel veranderende klantwensen zorgen ervoor dat je als organisatie optimaal moet presteren om deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Procesoptimalisatie kan hierbij de ideale uitkomst zijn.

Laten we beginnen met wat er wordt verstaan onder procesoptimalisatie. Procesoptimalisatie is het analyseren, verbeteren en waarborgen van een proces binnen een organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan patiëntenzorg in een ziekenhuis, een bestelproces bij een reisbureau of de aanvraag van een paspoort bij de gemeente. Al deze processen bestaan uit verschillende activiteiten die elkaar opvolgen. Met behulp van procesoptimalisatie kunnen deze werkwijzen beter worden ingericht. Procesoptimalisatie kent tal van voordelen voor jouw organisatie. Benieuwd naar deze voordelen? Lees dan verder!

Heb jij hulp nodig met het verbeteren van jouw processen? Klik dan op de onderstaande knop!

Voordelen van procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie kent vele voordelen. Zo leidt het optimaliseren van werk- en bedrijfsprocessen in de meeste gevallen tot een hogere efficiëntie. Een voorbeeld hiervan is dat een factuur werd gecontroleerd door verschillende medewerkers en daarna nog eens door de projectleider. Door de optimalisatie zijn we tot de conclusie gekomen dat de projectleider eigenlijk niet meer nodig was. Dit heeft tot een hogere efficiëntie geleid in het proces.

Positieve effecten van een hogere efficiëntie zijn onder andere kostenverlaging, tijdsbesparing, het reduceren van fouten, het voorkomen van herhaalde activiteiten en kan leiden tot waarde vergroting voor de klant. De focus kan natuurlijk per organisatie en opdracht verschillen. Zo kan voor een tijdgevoelig proces de doorlooptijd het meest van belang zijn, maar voor een proces van informatiebeveiliging staat de kwaliteit voorop.

Het proces

Zoals eerder genoemd is een proces de opeenstapeling van activiteiten waarbij waarde wordt toegevoegd aan een dienst of product. Een activiteit kan een handmatige of een automatische handeling zijn. Een onderscheid wordt gemaakt tussen handelingen in een IT-systeem of fysieke handelingen zonder het gebruik van een IT systeem. Het bestelproces van een vliegticket is bijvoorbeeld een proces dat volledig wordt gedaan in één of meerdere IT-systemen. Het aanleggen en onderhouden van een volkstuin daarentegen, kan een proces zijn waarbij gebruik wordt gemaakt van IT-systemen, maar waar fysieke handelingen het merendeel van het proces in beslag nemen (bijvoorbeeld betegelen). Dit is van belang voor de manier waarop je het proces in kaart brengt.

Het verschil in het proces zit in het vastleggen van de verschillende activiteiten. Wanneer men gebruik maakt van IT systemen worden deze activiteiten gelogd. Deze kun je vervolgens met software analyseren, dit is Process Mining. Wanneer er met de fysieke handelingen wordt gewerkt is een modelleringstool zoals Enterprise Studio wellicht een interessante uitkomst voor jouw bedrijf.

Plan van aanpak bij procesoptimalisatie

Doelen opstellen

De eerste stap is het opstellen van doelen voor het gekozen proces. Wat is de doelstelling van de procesoptimalisatie? Efficiënter werken of kosten besparen bijvoorbeeld? Dit dien je scherp te definiëren alvorens de verbetering in te willen zetten. Het gebeurt maar al te vaak dat tijdens het analyseren van een proces veel interessante nieuwe inzichten naar voren komen waar men op kan inspelen. Wanneer het doel goed is gedefinieerd bewaar je de focus en waarborg je het doel.

Als organisatie of als procesmanager kun je ervoor kiezen om meerdere doelen op te stellen en er een aantal te parkeren op de reservebank. Mochten de doelen makkelijk en goed te realiseren zijn kun je er altijd nog voor kiezen om het proces verder te optimaliseren.

Het proces bepalen

Organisaties hebben tal van verschillende processen tegelijkertijd lopen om de dagelijkse bedrijfsvoering te kunnen bewerkstelligen. Omdat je niet al je processen in één keer kunt optimaliseren is het van belang om inzichtelijk te maken welke processen het meeste impact hebben voor jouw organisatie. De vragen die je jezelf kunt stellen zijn:

• Waar in het bedrijf en met welk proces valt er winst te behalen?
• Voegt het proces waarde toe voor de klant?
• Vraagt het proces veel van de beschikbare bedrijfsmiddelen?
• Is het een kernproces of is het proces incidenteel?

Op basis van deze vragen kun je een rangorde maken van de verschillende processen, om zo de belangrijkste processen te optimaliseren.

De huidige situatie verbeteren

Nu we een proces hebben gekozen die we willen verbeteren dienen we deze in kaart te brengen. Dit kan met behulp van beschrijving en/of visualisatie. Vroeger maakten procesexperts gebruik van brown paper, maar tegenwoordig biedt Process Mining hier een hele mooie uitkomst in.

Bij de procesvisualisatie en/of -beschrijving kijken we naar de huidige processen zoals die in de organisatie worden uitgevoerd. De valkuil is dat er wordt gekeken naar de processen zoals deze zijn bedacht. Echter willen we juist kijken naar de processen zoals deze in werkelijkheid worden uitgevoerd. Wanneer je dit doet, zal je waarschijnlijk allerlei activiteiten en procespaden tegenkomen die in de praktijk anders gaan dan dat ze zijn bedoeld.

De analyse

Vervolgens is het tijd voor een analyse van het proces. Het is aan te raden om hier medewerkers met inhoudelijke kennis van het proces bij te betrekken die betrokken zijn bij het proces. Deze experts zijn namelijk in staat om snel en gemakkelijk vraagstukken te tackelen of juist te lokaliseren. Zo kan een medewerker de betekenis van activiteiten vertalen, inconsistenties vaststellen en afwijkende activiteiten herkennen.

Praktijk voorbeeld van procesoptimalisatie

Een voorbeeld dat ik in de praktijk heb meegemaakt was het optimaliseren en verbeteren van de doorlooptijd van patiëntenzorg van een ziekenhuis. Een verplichte processtap is het controleren van patiëntgegevens bij de aanmelding bij de receptie. Tijdens de analyse van het aanmeldproces blijkt dat in de meeste gevallen deze stap wordt overgeslagen. Een medewerker vertelt dat de werkdruk (te) hoog is waardoor deze stap vaak wordt overgeslagen.

Het overslaan van de stap heeft aan de voorkant van het proces een positief effect op de doorlooptijd van de activiteiten. Echter merkte een medewerker later in het proces op dat het enorm veel tijd kost om foutieve patiëntgegevens achteraf te achterhalen en te corrigeren. Dit resulteert in een negatief effect op de doorlooptijd van het gehele proces.

Middels deze analyse en input van de medewerkers kun je starten met de optimalisatie. Voor deze optimalisatie hebben we gekozen om de gegevenscheck door de patiënt zelf uit te laten voeren. Voorafgaand aan de afspraak dient de patiënt een controle van zijn of haar gegevens te doen. Dit kan zowel thuis als in de wachtruimte op locatie.

Deze optimalisatie heeft ertoe geleid dat de werkdruk bij de werknemers is afgenomen. Hiernaast is de doorlooptijd verbeterd en zijn de fouten met 85% afgenomen.

Bedrijfsprocessen optimaliseren, implementeren en evalueren

Tijd voor de optimalisatie! Je hebt nu duidelijk in kaart gebracht waar de knelpunten zich bevinden, welke stappen essentieel zijn en welke wellicht overbodig. Met behulp van deze inzichten kun je het proces gaan optimaliseren. Het continu monitoren van het proces en de resultaten is hierbij van belang. Een goed moment om de procesverbetering te meten is afhankelijk van het proces en het doel. Dit moet het moment zijn waar de optimalisatie voldoende tijd heeft gekregen om goed getest te worden én om te zien waar het nieuwe proces nog aan verbetering onderhevig is.

Bedrijven en dus ook processen zijn onderworpen aan veranderingen in de markt. Om optimaal te presteren dienen processen regelmatig te worden geoptimaliseerd.  

Meer weten over procesoptimalisatie?

We hebben nu verteld wat procesoptimalisatie is, wat de voordelen zijn en wat de aanpak is om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen. In de volgende blog hebben we het over de aanpak van Proces Mining. Ben je benieuwd naar procesoptimalisatie, Process Mining, of een ander onderdeel van procesverbetering?

Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen. Je kunt ons ook volgen op LinkedIn om als eerste op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Wil jij meer weten over procesverbetering of over Process Mining?

Of klik hier en bekijk onze Process Mining Training

Anderen bekeken ook: