4 tips om goed van start te gaan met BPMN

Wat is BPMN (Business Process Model and Notation)?

Het is erg nuttig om knelpunten te vinden binnen jouw bedrijfsprocessen. Waarom? Omdat knelpunten een negatieve invloed hebben op kwaliteit, extra werk veroorzaken en dus veel geld kunnen kosten. Met een duidelijk beeld van de knelpunten is de stap naar verbetering dus een stuk eenvoudiger. Wat is dan de beste manier om een proces in beeld te brengen?  Door gebruik te maken van een proces notatie. Een van de meest gebruikte proces notaties is de Business Process Model and Notation 2.0, ook wel bekend als BPMN 2.0. Het is dus een manier om een of meerdere processen en de relaties tussen de processen in kaart te brengen.

Let wel op dat de focus bij BPMN ligt bij het uitwerken van processen en het ontdekken van mogelijke verbeterpunten. Het is dus geen manier om de gehele architectuur van jouw bedrijf in beeld te brengen, dan kun je beter kiezen voor ArchiMate. Als je op zoek bent naar een manier om jouw bedrijfsprocessen in kaart te brengen ben je hier dus aan het juiste adres. Je kan namelijk veel tijd besparen als je vanaf het begin voor een juiste aanpak kiest.

Wij hebben dan ook de 4 tips voor een succesvol begin met BPMN voor jou in kaart gebracht, zodat jij elk proces kunt optimaliseren!

1. Zorg dat je de tijd neemt om de verschillende onderdelen van BPMN te begrijpen

BPMN is effectief omdat het zich beperkt tot een aantal basis onderdelen die binnen een bedrijfsproces meerdere keren voor kunnen komen. Denk hierbij aan een taak (task), een keuzepoort (gateway) en een zwembaan  (swimlane).

Deze onderdelen hebben een specifieke functie en kunnen daarom op beperkte manieren aan elkaar gerelateerd worden. Als je bijvoorbeeld een zwembaan gebruikt om een taak uit te drukken ga je in de verdere uitwerking tegen problemen aanlopen, aangezien zwembanen gebruikt worden om stakeholders aan te duiden. Om een juiste procesmodellering te maken is het dus van belang dat je jouw basis op orde hebt. Het is dan ook zeker de tijd waard om als beginnend procesmodelleur alle onderdelen goed door te nemen en hier mee te oefenen.

Zo kan je beginnen met het maken van een metamodel voor jouw organisatie. Maak een selectie van een aantal basis onderdelen en gebruik deze om een bedrijfsproces uit te werken. Het maken van een metamodel is eenvoudiger dan een volledig model, en is tevens makkelijker te lezen omdat het minder complex is. 

Lees ook: De wendbare organisatie? Business Rules Management?!

2. Zorg dat je over de juiste BPMN software beschikt

Je zou jouw procesmodel uiteraard op een traditioneel kladblok uit kunnen werken. Hier komen echter wel risico’s bij kijken. Zo kan je jezelf bijvoorbeeld een foute basis aanleren door relaties te leggen die volgens de BPMN-regels niet kloppen. De juiste software komt hier dus erg goed van pas. Er zijn genoeg mogelijkheden om laagdrempelig van start te gaan met BPMN in bijvoorbeeld Microsoft Visio.

Let echter wel op: veel software werkt op ‘teken’ basis. Je zult dus geen controle kunnen uitvoeren op jouw model om te kijken of je alles goed in model hebt gebracht. Met modelleringssoftware zoals bijvoorbeeld Bizzdesign kan je jouw model wel laten controleren op modelmatige fouten. Het controleren van de logica omtrent procesvolgorde is bij modelleer software vaak niet mogelijk. Het is dus aan jou om te weten dat je eerst een document moet ontvangen voordat je het kan lezen! Het gebruik van modelleer software is dus aan te raden voor iedere modelleur. Vaak zijn softwarepakketten die BPMN-modellering bevatten erg intuïtief te gebruiken. Ook is er online genoeg uitleg over de meest bekende pakketten te vinden. Hiermee versnel je jouw leerproces en verander je binnen no-time in een BPMN-expert!

3. Duik er vooral in!

Je leert het beste door met de notatie zelf aan de slag te gaan. Video’s kijken en handleidingen lezen over BPMN kan in het begin nuttig zijn om de verschillende onderdelen beter te begrijpen, maar als je zelf aan de slag gaat met het maken van procesmodellen kom je veel sneller achter de mogelijkheden. Begin niet met het modelleren van complexe processen, maar pak het eerst klein aan met een voorbeeld. Er zijn verschillende voorbeelden online te vinden, maar je kunt zelf natuurlijk ook een persoonlijk proces uitwerken. Neem bijvoorbeeld het indienen en verwerken van een declaratie. Welke stappen worden er in het proces van een declaratie genomen? Wie zet welke stappen precies, en wanneer wordt de declaratie doorgestuurd? Maak er een model van door de software uit te proberen! Door steeds moeilijkere processen aan te pakken kun je een expert worden op het gebied van BPMN.

4. KISS

Zoals wel vaker in het bedrijfsleven is er een bekende regel toe te passen op BPMN: Keep It Short and Simple. Dit is belangrijk omdat een goede procesmodellering kort en simpel is. Als je een enorm uitgebreide procesmodellering maakt met oneindig veel relaties kan je veel moeilijker knelpunten ontdekken. Het verbeteren van processen is dus lastiger als je het overzicht kwijtraakt door een lange en ingewikkelde modellering.

Het kan voorkomen dat je een ingewikkeld proces met sub-processen in kaart moet brengen. Zorg dan dat je verschillende processen eerst in een apart venster of beeld uitwerkt. Sub-processen kunnen later samengevoegd worden binnen een groter model om toch een ingewikkeld proces op een simpele en korte manier weer te geven. Let wel op: om het overzichtelijk te houden is het advies om niet verder te gaan dan 3 lagen diep in het model.

Meer weten over BPMN?

Hopelijk heb jij dankzij deze tips een goed begin met jouw BPMN-ervaringen. Ben je toch nog op zoek naar meer details over de verschillende onderdelen binnen BPMN? Of ben je al meer ervaren met het modelleren, maar zoek je naar praktische tips? Houd dan onze blogs in de gaten, of schrijf je in voor onze BPMN training!

Lees ook onze andere blogs over de onderdelen en toepassingen van BPMN in het bedrijfsleven: ‘De verschillende onderdelen van BPMN‘ en ‘Organisatieverandering realiseren met BPMN‘

Je kunt ook eenvoudig op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen. Heb je vragen over BPMN? Neem dan contact op door het formulier onderaan de pagina in te vullen.

Anderen bekeken ook: