Verbeter het onboarding proces met Procesmanagement

Mijn collega’s hebben enkele blogs geschreven over BPM, Business Process Management, en waarom BPM onmisbaar is voor jouw organisatie. Dat heb ik ook gemerkt bij mijn opdrachtgevers; een overzichtelijk proces maakt verandering en verbetering mogelijk. Dit is voor het onboarding proces van groot belang. Wil je weten hoe je dit verbetert? Lees vooral verder.

Wat is het onboarding proces?

Iedereen die ooit bij een nieuwe organisatie is begonnen, kent het wel: de eerste dag waarop je je spullen ontvangt of ophaalt, en waarbij je een rondleiding en uitleg over de werking van de organisatie krijgt. Soms is er zelfs een introductiedag waarin alle informatie wordt gepresenteerd aan jou en andere medewerkers. Een onboarding proces is bij iedere organisatie inhoudelijk anders en uniek.

Er zijn enkele gemeenschappelijke aspecten die in de meeste organisaties voorkomen, maar elk onboarding proces heeft ook zijn eigen kenmerken. Een voorbeeld van een gemeenschappelijk aspect is dat er vaak tijd wordt besteed aan het voorstellen van collega’s, het toelichten van de te verrichten taken en het bespreken van de verwachtingen. Al deze elementen zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers op een effectieve manier kunnen integreren en een waardevolle bijdrage leveren aan de organisatie.

Een belangrijke ontwikkeling binnen deze onboarding is het toenemende gebruik van ICT binnen organisaties. Nieuwe medewerkers ontvangen vaak cruciale ICT-apparatuur zoals laptops of telefoons om hun werkzaamheden uit te voeren. Op deze apparaten krijgen ze dan toegang tot verschillende applicaties, van HR-tools om uren te registreren tot MS Teams om te communiceren.

Het ophalen van de benodigde spullen en het verkrijgen van toegang tot de juiste systemen is van groot belang voor het succes van de nieuwe medewerker. Het zorgt ervoor dat ze vanaf het begin over de juiste hulpmiddelen beschikken en efficiënt kunnen werken. Daarom is het essentieel dat het onboarding proces goed georganiseerd is wanneer een medewerker bij de organisatie start. Een soepel verlopend proces zorgt voor een vlotte overgang en stelt medewerkers in staat om direct een waardevolle bijdrage te leveren aan de organisatie.

De valkuilen van het onboarding proces: veelvoorkomende problemen in organisaties

Toch ervaren nog veel organisaties uitdagingen op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Bij enkele opdrachten heb ik zelf ervaren dat dit vaak hetzelfde soort problemen zijn. Bij binnenkomst merk je direct dat er een aantal dingen niet soepel verlopen. Het kan zijn dat je dit ook in jouw eigen organisatie hebt ervaren. Enkele veelvoorkomende problemen die ik heb meegemaakt bij mijn opdrachten zijn:

Werkplek apparatuur nog niet beschikbaar

In sommige gevallen krijgt een nieuwe medewerker pas een laptop en telefoon na enkele dagen of weken. Hierdoor kan het zijn dat de medewerker gedurende deze tijd geen toegang heeft tot essentiële tools en bestanden. Dit kan betekenen dat ze hun tijd moeten besteden aan het lenen van apparatuur of het gebruik van persoonlijke apparaten, wat leidt tot een verminderde productiviteit en een gevoel van frustratie.

Onvolledig of ontbrekende toegang tot systemen

Een probleem wat nieuwe medewerkers vaak ervaren, is het ontbreken van tijdige toegang tot belangrijke systemen en applicaties. Deze tools zijn nodig om hun werkzaamheden uit te voeren. Wanneer dit niet goed is geregeld wordt hun productiviteit beïnvloedt en vertragen projecten. Om medewerkers een soepele start te geven, is het cruciaal dat bedrijven zorgen voor tijdige toegang tot alle vereiste hulpmiddelen. Hierdoor voelen nieuwe medewerkers zich zelfverzekerder in hun rol en kunnen ze hun taken efficiënt uitvoeren.

Ontbreken van een onboarding plan of inwerkprogramma

Een ander veelvoorkomend probleem voor nieuwe medewerkers is het ontbreken van passende training en ondersteuning. Zonder de juiste begeleiding kan het lastig zijn voor nieuwe medewerkers om hun taken effectief uit te voeren. Bedrijven moeten zorgen voor voldoende training en middelen om nieuwe medewerkers succesvol te integreren. Door hen te voorzien van de nodige vaardigheden en kennis vergroten ze hun betrokkenheid en productiviteit op de werkvloer.

Zoals je kan begrijpen is het cruciaal voor organisaties om deze uitdagingen tijdens het onboarding proces te erkennen en actie te ondernemen om ze op te lossen. Wat ik gezien heb in de praktijk is dat het oplossen van deze problemen niet alleen de tevredenheid en productiviteit van nieuwe medewerkers heeft verbeterd, maar dat het ook bijdraagt aan een betere samenwerking en communicatie binnen het team en de organisatie als geheel.

Wil jij ook hulp bij het inrichten of verbeteren van jouw onboarding proces? Klik dan op onderstaande knop.

Hoe kan Procesmanagement helpen om je onboarding proces te verbeteren?

De genoemde valkuilen zijn vooral problemen aan het begin van het proces. Hierbij zijn het de nieuwe medewerkers die problemen het meest ervaren. Idealiter zouden medewerkers die het onboarding proces faciliteren proactief meedenken en bijdragen aan verbetering. Hoewel dit soms gebeurt, zijn er ook momenten waarop het proces extra ondersteuning kan gebruiken. In bepaalde situaties kan het voorkomen dat de betrokken medewerkers bij het onboarding proces minder input leveren. Dit kan te maken hebben met verschillende factoren. Ten eerste kan het proces onduidelijk zijn voor de betrokken medewerkers, waardoor ze niet goed begrijpen hoe het werkt. Ten tweede kan het zijn dat het proces zelf niet optimaal is ingericht, wat het uitdagend maakt om veranderingen en verbeteringen door te voeren. Procesmanagement kan in beide gevallen een oplossing bieden om de effectiviteit van het onboarding proces te verbeteren en medewerkers te ondersteunen.

De aanpak van procesmanagement

Procesmanagement is het vastleggen en structureren van processen om grip te krijgen op bedrijfsprocessen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Ik verzorg bijvoorbeeld workshops met de Engage Process Modeler om processen in kaart te brengen. Hiermee zorg ik ervoor dat het proces inzichtelijk en begrijpelijk wordt voor de betrokken medewerkers. Door het proces op een persoonlijke manier met hen te doorlopen, creëer ik ook eigenaarschap bij de stakeholders. Dit zorgt ervoor dat iedereen dezelfde kant op kijkt, wat weer leidt tot een snellere en effectievere implementatie van veranderingen.

Deze veranderingen zijn voornamelijk mogelijk dankzij procesmanagement, dat effectief knelpunten in het proces identificeert. Een van de knelpunten bij een overheidsorganisatie betrof het indiensttredingsformulier, een document waarop de teammanager gegevens en autorisaties invulde voor de nieuwe medewerker, dat vervolgens door HR naar de diverse stakeholders werd verstuurd. Er was geen controlemechanisme in het proces, waardoor men er maar van uitging dat alles goed verliep. Als het ergens in het proces misging en de benodigde spullen voor de medewerker niet gereed waren, was dit meestal te wijten aan het feit dat het formulier óf niet correct was ingevuld óf in eerste instantie niet was verstuurd.

Dankzij mijn aanpak van procesmanagement kunnen dergelijke veranderingen succesvol worden geïmplementeerd. Door procesmanagement op deze manier toe te passen, worden processen niet alleen inzichtelijk, maar gaan medewerkers er ook zelf mee aan de slag. Hierdoor komt de verantwoordelijkheid bij de betrokken medewerkers te liggen, welke belang hebben bij langdurige en positieve veranderingen.

Of klik hier en ontvang meer info over procesmanagement

Meer weten over hoe je procesmanagement kan gebruiken om je onboarding proces te verbeteren?

Ben je enthousiast geworden over hoe procesmanagement jouw onboarding proces kan helpen vernieuwen? Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen.

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Anderen bekeken ook: