Verbeter je proces met informatievoorziening in portfoliomanagement

Stel je voor, je hebt binnen jouw organisatie een tool aangeschaft waarmee je in-control hoopt te komen en blijven over de informatievoorziening van je portfolio. In de eerste twee maanden kom je er echter achter dat het gewenste resultaat niet wordt behaald. Velden in de tool zijn niet specifiek genoeg en worden op verschillende manieren ingevuld. Benodigde informatie kan niet ingevuld worden omdat er velden ontbreken of de mogelijkheden van de tool worden niet volledig benut. Dit zijn allemaal voorbeelden van problemen die opgelost kunnen worden door een juiste configuratie en inrichting van je portfoliomanagement tool waardoor jij een heldere informatievoorziening hebt.

In een vorige blog over de functionaliteit en effectiviteit van dashboards heb ik kort uitgelegd wat ik versta onder informatievoorziening. Daarin werd duidelijk dat de informatievoorziening bestaat uit alle mensen, middelen en maatregelen die gericht zijn op het vervullen van een bepaalde (interne) informatiebehoefte. Daarnaast heeft mijn collega Erik een blog geschreven met tips voor het invoeren van portfoliomanagement. In deze blog heeft hij het onder andere over het belang van een uniforme informatievoorziening en een passende tool. Op deze tips valt goed in te haken en meer in de details te duiken. Hoe zorgt een uniforme informatievoorziening voor een goed lopend proces, wat zijn andere aandachtspunten en wat zijn de voordelen van een goed softwarepakket hierin? Ben jij bezig met de informatievoorziening in een portfoliomanagementteam en stuit je op problemen? Lees dan vooral verder!

Ontdek hoe informatievoorziening je kan helpen bij het beheren en monitoren van je projecten in portfoliomanagement.

Wat is portfoliomanagement?

Om uiteen te zetten wat de aandachtspunten zijn voor een informatievoorziening in het portfoliomanagement is het van belang om duidelijk te hebben wat portfoliomanagement inhoudt. In het kort is portfoliomanagement een managementstrategie waarbij op een efficiënte manier gekeken wordt naar de projecten en productontwikkelingen die in een organisatie lopen. Op een planmatige basis worden de belangrijkste projecten geprioriteerd en op basis daarvan geselecteerd voor uitvoering. Dit prioriteren gebeurt altijd op basis van de strategische doelen van de organisatie. Daarnaast wordt rekening gehouden met de resources die de organisatie ter beschikking heeft. Deze resources bestaan bijvoorbeeld uit het beschikbare budget en het personeelsbestand.

Uiteindelijk zorgt portfoliomanagement voor een dynamisch besluitvormingsproces waarin projecten worden gebalanceerd, geselecteerd, geëvalueerd en geprioriteerd op basis van bestaande projecten en strategische doelen. Hierdoor wordt er op een overzichtelijke en efficiënte manier gewerkt aan de projecten die de meeste waarde toevoegen.

Aandachtspunten voor de informatievoorziening

Om het portfoliomanagement op een functionele en efficiënte manier te laten verlopen is een goede informatievoorziening nodig. Een fatsoenlijke informatievoorziening is namelijk essentieel voor het behalen van strategische doelen en een goede uitvoering. Binnen de informatievoorziening van een portfoliomanagement team zijn een aantal aandachtspunten die in ogenschouw genomen moeten worden.

1. Uniform

Zoals eerder al benoemd in ‘7 tips bij het invoeren van portfoliomanagement’ dienen appels met appels vergeleken te worden. Vanuit alle projecten moet de benodigde informatie op eenzelfde manier worden verstrekt.  Dit betekent dat elke stakeholder in het proces informatie over lopende en nieuwe projecten op een uniforme én correcte manier verspreidt. Als dit niet het geval is, ontstaat er verwarring over verstrekte informatie. Als twee medewerkers het veld “Budget” zullen moeten invullen zal de een het interpreteren als het verstrekte budget terwijl een ander uitgaat van het aangevraagde budget. De ene medewerker is de andere niet en ze zullen elk hun eigen draai geven aan de beschikbare informatie. Terwijl als iedereen op dezelfde manier zijn of haar informatie opbouwt en verspreid hier geen verwarring over ontstaat. Iedereen interpreteert en gebruikt de informatie dan op dezelfde manier.

2. Tijdig

Elke organisatie heeft bepaalde cycli waarin het te werk gaat, dit geldt ook voor de processen binnen een portfolio management team. Denk aan maandelijkse stuurgroep rapportages en maandelijkse gesprekken met projectleiders. Om deze cycli efficiënt door te lopen is het belangrijk dat de benodigde informatie ook beschikbaar is. Zonder de correcte informatie op het juiste moment is het onmogelijk om op een correcte manier een cyclus te doorlopen. Zorg er daarom voor dat er duidelijke en concrete werkafspraken zijn over de oplevering van bepaalde stukken informatie. Zo voorkom je een gebrek aan informatie waardoor de cyclus efficiënt doorlopen kan worden.

3. Concreet

Naast een uniforme, correcte en tijdige informatievoorziening dient de informatie concreet te zijn. Alle informatie die benodigd is voor een efficiënt verloop van de werkprocessen in het portfoliomanagement dient volledig aanwezig te zijn. Op het moment dat een gedeelte van de informatie mist of er niet correct mee om is gegaan bestaat de kans dat er foute of helemaal geen beslissingen worden gemaakt.

De andere kant van de medaille is dat er geen overdaad aan informatie beschikbaar moet zijn. Op het moment dat door de bomen het bos niet meer is te zien en leveranciers van informatie overvraagd worden, is het moeilijk om de juiste informatie te gebruiken voor het maken van beslissingen. Dit betekent dus dat je goed moet nadenken over welke informatie benodigd is, wat het doel van de informatie is en of er niet een mogelijke overlap is tussen verschillende stukken informatie.

4. Overzichtelijk

Naast de inhoud van de informatie is de visualisatie een belangrijk onderdeel. De informatiestromen kunnen wel uniform, tijdig en concreet zijn, maar als ze niet makkelijk en duidelijk te vinden zijn is er geen sprake van een efficiënte informatievoorziening. Vandaar dat je goed moet nadenken over waar en hoe de informatie wordt neergezet. In mijn vorige blog ‘Hoe implementeer je dashboards in de informatievoorziening?’ had ik het over dashboards. Dashboards kunnen namelijk binnen het portfoliomanagement ook gebruikt worden om een functioneel overzicht van de informatie te genereren.

Informatievoorziening door middel van tools

Er zijn verschillende softwaresystemen die kunnen helpen bij de genoemde aandachtspunten. Binnen een organisatie waar ik op het moment een opdracht uitvoer wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van Fortes Change Cloud. Met deze tool is het mogelijk om lopende projecten en productontwikkelingen bij te houden. Dit gebeurt door bij te houden in welke fase van ontwikkeling een traject zich bevindt. Denk hierbij aan de voorbereidende fase, analyse fase, uitwerkingsfase en de afgeronde fase. In dit systeem is het mogelijk om projecten als kaartjes weer te geven en binnen deze kaartjes informatie te integreren die van belang is voor het bijhouden van het project. Daarnaast zijn er diverse mogelijkheden voor het bijhouden van onderwerpen als capaciteitsmanagement en rapportages van lopende projecten.

Voorbeeld portfolio-funnel van Fortes site

Voordelen van juiste portfoliomanagement tool

Door het gebruik van een portfoliomanagement tool is het mogelijk om informatie uniform, concreet en overzichtelijk te presenteren. De opbouw en visualisatie van informatie is namelijk te configureren voor een specifieke organisatie. Hiermee zorg je ervoor dat de informatie wordt opgebouwd op een voor jouw organisatie overzichtelijke manier. Bovendien moet van tevoren worden bepaald welke informatie er ingevoerd dient te worden in de kaarten van projecten. Hiermee zorg je ervoor dat de correcte hoeveelheid informatie bijgehouden kan worden.

Daarnaast is in één oogopslag te zien welke velden nog niet ingevuld zijn waarmee de mate van concreetheid is in te schatten. Om de informatie uniform te houden is het mogelijk om een bepaald type veld te integreren. Een drop-down menu kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat er een beperkte keuzemogelijkheid is aan vooraf bepaalde informatie. Hiermee wordt de informatie door iedere medewerker op eenzelfde manier ingevuld.

Naast het vervullen van de aandachtspunten zorgt het implementeren van een portfoliomanagement tool voor de mogelijkheid van het koppelen aan andere systemen. Zo is het mogelijk om financiële informatie uit een systeem als Oracle EBS automatisch in te laden in Fortes. Daarnaast is het mogelijk om Fortes te koppelen aan agile tools als Jira. Hiermee voorkom je fouten in het handmatig kopiëren en plakken van informatie van het een naar het andere systeem. Daarnaast maak je het informatiemanagement een stuk eenvoudiger.

Om zo’n tool op een functionele en efficiënte manier in te richten moet goed nagedacht worden over de opbouw van en werkafspraken over de informatievoorziening. Zonder een duidelijke visie en procesomschrijving bestaat de kans dat de tool zijn doel voorbijstreeft.

Heb jij hulp nodig bij het opzetten en inrichten van een portfoliomanagement tool? Wij helpen je verder!

Of klik hier en ontvang meer info over portfoliomanagement

Meer weten over informatievoorziening in portfoliomanagement?

Ben je enthousiast geworden over hoe een goede informatievoorziening portfoliomanagement kan transformeren? Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen.

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT.

Anderen bekeken ook: