Bij verschillende organisaties vormt data al jaren de ruggengraat van operationele processen. Zo zorgt het verwerken van data in een algoritme er bij Netflix voor dat jij als kijker leuke aanbevelingen krijgt voor een nieuwe serie. Op deze manier zorgt Netflix ervoor dat kijkers bij gebonden blijven aan hun platform. Echter blijkt dat er vaak een gebrek is aan regels voor het opschonen van de gegevens in de database. Dit kan voortkomen uit verouderde databasestructuren die niet regelmatig worden bijgewerkt of geëvalueerd. Wat ook kan voorkomen is dat een organisatie zich aanvankelijk heeft gericht op de snelle ontwikkeling van een database, zonder direct aandacht te besteden aan het beleid voor gegevens opschoning. Dit kan leiden tot chaos in je database.

Het opschonen van je database is daarom belangrijk en biedt echter veel voordelen, iets waar veel organisaties de vruchten van plukken. In onze vorige blog “Wat zijn de voordelen van het opschonen van je database?” gaan we hier dieper op in. Maar hoe stel je nu duidelijke regels op voor het opschonen van data? En waar moet je op letten? In deze blog delen we vier essentiële tips voor het opstellen van regels voor de opschoning van je database.

Heb jij hulp nodig met het opstellen van opschoningsregels voor jouw database? Klik dan op de onderstaande knop!

1. Houd doelbinding als centraal punt

Er zijn talloze argumenten te verzinnen waarom gegevens langer bewaard moeten worden. Zo kan het handig zijn om gegevens van een klant te bewaren om persoonlijke aanbiedingen te sturen of moeten volgens de wetgeving en mogelijke audits bepaalde financiële gegevens langere tijd beschikbaar blijven. Bij het opstellen van regels voor opschonen is het van belang dat je gegevens alleen bewaart als ze nog doelbinding hebben. Dat wil zeggen dat je gegevens gebruikt voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. Hiermee voorkom je dat gegevens bewaard worden “omdat het wel eens nuttig zou kunnen zijn in de toekomst”.

2. Wacht niet af, pak aan door direct in gesprek te gaan

Om daadwerkelijk vooruitgang te boeken is het van belang om het opschonen van de database een belangrijk onderwerp te maken in jouw organisatie. Door direct in gesprek te gaan met proceseigenaren zorg je ervoor dat er vanuit verschillende contexten wordt nagedacht over de implicaties van opschoning. Daarnaast zijn proceseigenaren vaak in staat om duidelijk aan te geven welke informatie ze voor welk termijn nodig hebben in hun processen. Met deze inzichten kun je al een begin maken aan een groter voorstel voor opschoningstermijnen binnen de organisatie.

3. Neem wet- en regelgeving mee als basis

Zoals eerder benoemd is het opschonen van gegevens verbonden aan wet- en regelgeving. Zo zijn financiële gegevens nodig voor een audit en moeten persoonlijke gegevens mogelijk in het algemeen belang bewaard worden. Daarnaast is het cruciaal voor organisaties om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wetten. Het toepassen van de wet- en regelgeving moet altijd de basis vormen van de regels voor opschoning, aangezien een overtreding kan zorgen voor flinke boetes en de bijbehorende imagoschade.

4. Denk na over anonimiseren van data voor rapportages en analyses

Wanneer gegevens uit de database worden opgeschoond is het ook niet meer mogelijk om er rapportages mee te maken. Het is daarom van belang om goed na te denken over het anonimiseren van gegevens met rapportages als doeleinde. In de basis zijn gegevens anoniem wanneer ze geen betrekking meer hebben op een geïdentificeerde persoon of als ze niet meer te herleiden zijn naar een persoon.

Zo kun je bijvoorbeeld de aankoop van een klant anonimiseren door alle klant gerelateerde gegevens weg te halen. Door de naam van de klant, de bankgegevens en adresgegevens te verwijderen is het mogelijk om wel de aankoop en het totaalbedrag te bewaren. Hiermee is de aankoop geanonimiseerd. De gegevens kunnen zo in een rapportage gebruikt worden om toch een realistisch beeld te creëren van de prestaties van de organisatie op langere termijn.

De juiste aanpak om chaos in je database te voorkomen

Met deze vier tips heb je een solide basis voor het opstellen van regels voor het opschonen van je database. Uiteraard vereist bij het effectief opschonen van je database meer dan alleen te benoemen is in deze blog.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van opschoningsregels of het bevorderen van dit onderwerp binnen jouw organisatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de onderstaande knop!

Meer weten over data opschoning?

Wil je meer weten over data opschoning of heb je een andere vraag? Neem dan contact op door onderstaand formulier in te vullen.

Je kunt ons ook volgen op LinkedIn om als eerste op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen.

Anderen bekeken ook:

5 belangrijke voordelen van database opschoningsregels

5 belangrijke voordelen van database opschoningsregels

We zien steeds meer dat organisaties zich realiseren dat het verzamelen en beheren van gegevens kansen biedt om interne kennis van o.a. klanten, concurrenten en industrie uit te breiden. Echter kan het grote enthousiasme voor het gebruik van data op de lange termijn...

AAN DE SLAG MET JOUW TRANSFORMATIE? WIJ HELPEN GRAAG!

Laat je gegevens dan snel via onderstaand formulier achter en we nemen direct contact met je op!

SOLLICITEER BIJ ONS!