Waarom BPM onmisbaar is voor jouw organisatie

Moet ik BPM gaan toepassen?

Procesmanagement, Business Process Management en BPM zijn termen die je vaak hoort in organisaties. Als je dit blog gevonden hebt, heb jij het ook horen rondzingen. Lean is een vorm van BPM die in veel organisaties gebruikt wordt. Six Sigma is een andere vorm. Hiermee is BPM onderdeel van het dagelijks taalgebruik binnen organisaties. Maar wat betekent het nou precies? En moet ik als manager me zorgen maken als ik hier nog niets mee doe?

Ja en nee

Ja, je moet je zorgen maken als je afdeling niet levert wat het zou moeten leveren: correcte facturatie van verkochte producten, de afgesproken 400 meter luchtkanalen geïnstalleerd of tijdige planning voor de productie. Maak je afspraken die je niet nakomt? Wordt er door je klant, afnemer of directeur meer verwacht? Dan moet je weten wat BPM is.

Nee, je hoeft je geen zorgen te maken als je al begonnen was met Business Process Management zonder dat je het wist. Wanneer je bij jouw aantreden samen met collega’s een hoog-over hebt gemaakt van de werkzaamheden, heb je de eerste en juiste stap genomen. Ga gestaag verder met de ingeslagen weg en laat me je hieronder vertellen waarom.

Wil je zelf aan de slag met het BPM en het vastleggen van je processen? Dan is onze blog over de modeleertaal BPMN zeker iets voor jou: 4 tips om goed van start te gaan met BPMN

Definitie Business Process Management

Business Process Management kent een aantal definities in de literatuur. Ik ontleed de term als volgt:

Business: (frequent) herhalende bedrijfsprocessen

Process: een keten van activiteiten, om waarde voor een klant te leveren

Management: beheersing; dus inzicht en controle krijgen, beïnvloeden en voorspelbaar maken

De doelstelling van BPM is dus grip krijgen op en verbeteren van herhalende bedrijfsprocessen die waarde aan de klant leveren. Besluitvorming en projectmanagement zijn ook activiteiten die waarde opleveren, maar vanwege hun variatie onderling lenen deze zich minder voor Business Process Management.

Voordelen van BPM

Waarom zou je aan de slag willen met Business Process Management? Het invoeren van BPM geeft je een groot aantal voordelen. Ik noem de vijf belangrijkste: 

1. Door je bedrijfsprocessen goed vast te leggen leg je impliciete kennis vast. Collega’s met ervaring hebben grote meerwaarde, maar wat gebeurt er als deze (onverwachts) vertrekken? Hoe kunnen de medewerkers met minder ervaring hiervan leren?

2. Professionals hebben allemaal hun eigen manier van werken. In principe is dat goed. Maar als die verschillende manieren van werken een te grote variatie in resultaten oplevert, gaat er toch iets mis. Het tot op zekere hoogte standaardiseren van werkprocessen zorgt voor voorspelbare resultaten, in kwaliteit en kwantiteit. Je klanten of afnemers zullen je dankbaar zijn. Als je twijfelt of de processen worden uitgevoerd zoals deze vooraf zijn afgesproken, kijk dan eens naar proces mining.

3. Sommige processen hebben te maken met veel wet- en regelgeving en zijn onderhevig aan een periodieke audit. Door werkprocessen en daarmee ook vastlegging van de uitvoering vooraf inzichtelijk te maken, is compliance aan de wet- en regelgeving veel makkelijker aan te tonen. Minder onaangekondigd werk in de audit periode dus.

4. Zodra een proces goed en volledig is vastgelegd, is automatisering een stuk eenvoudiger. In de tijd van Agile wordt gedacht “als het niet in een keer goed is, passen we het later wel weer aan”. Daarmee loop je snel het risico dat het rework meer werk is dan vooraf het beoogde proces uit te tekenen.

5. Een langjarige studie wijst duidelijk uit: Ondanks de investering die wordt gevraagd, zorgt BPM voor een duurzaam hogere beurswaarde van bedrijven. Investeerders zien dus ook de meerwaarde van het onder controle houden van bedrijfsprocessen. Zij geven graag wat extra uit, om later meer rendement te maken.

Heb je hulp nodig met Business Process Management? Neem dan door middel van onderstaande knop contact met ons op.

Volgende stappen in BPM

Is BPM zaligmakend? Nee. Zijn er geen valkuilen? Natuurlijk wel. Welke dat zijn en hoe je daaromheen navigeert, lees je in mijn volgende blog. Kan je daar niet op wachten? Neem contact op met GoNXT door het formulier onderaan de pagina in te vullen. Ook is het natuurlijk mogelijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom GoNXT door ons op LinkedIn te volgen.

Anderen bekeken ook: