ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Lifecylce Management

Robotic Process Automation (RPA) heeft alweer een tijd terug zijn intrede gedaan in de kantoorwereld en de technologie heeft inmiddels zijn waarde bewezen. Je zou zelfs kunnen stellen dat RPA het vakgebied van procesoptimalisatie en automatisering behoorlijk heeft opgeschud.

Deze robots helpen medewerkers met het uitvoeren van taken. Je kunt bijvoorbeeld standaard handelingen automatiseren waardoor medewerkers tijd over hebben voor werk dat waarde toevoegt voor klant, burger of patiënt.

Daarnaast heeft de robot het voordeel dat ze sneller en accurater taken kunnen uitvoeren maar ook productiever en efficiënter kunnen werken. De robot kan tenslotte 24/7 zijn werkzaamheden uitvoeren.

GoNXT & Robotic Process Automation

GoNXT heeft een beproefde aanpak voor jouw RPA traject. Wij kijken hierbij niet alleen naar de werking van een bot maar kijken juist ook hoe je de bots gaat beheren en onderhouden. We bekijken ieder RPA traject vanuit de invalshoeken run, manage en maintain. Op deze manier zorgen we naast goede bots ook dat je de technologie echt kunt embedden binnen je organisatie. Zo houd je het niet alleen beheersbaar als je een paar bots hebt, maar ook als het er tientallen of honderden zijn geworden. Daarnaast zou je kunnen stellen dat de robots eigenlijk nieuwe medewerkers zijn, maar dan virtuele collega’s. En waar je bij een ‘gewone medewerker’ een HR cyclus hebt waarbij je kijkt naar de werving & selectie, onboarding en het ontwikkelen & doorstromen zijn wij van mening dat je op eenzelfde manier naar je robots zou moeten kijken.

GoNXT heeft hiervoor de RPA propositie ontwikkeld. We kijken naar de processen van RPA binnen je organisatie in drie verschillende aspecten: RPA Pre-Deployment, RPA Deployment en RPA DevOps. Deze drie aspecten dekken de volledige levenscyclus van RPA af binnen jou organisatie.

1. RPA Pre-Deployment

In deze fase ben je enthousiast om de mogelijkheden van Robotic Process Automation te ontdekken of ben je een stap verder en zelf al overtuigt geraakt van de mogelijkheden. Je zoekt naar een manier om te starten:

1. RPA Proof of Value

Met een afgebakend proces onderzoeken we samen de mogelijkheden voor RPA binnen jouw organisatie. Daarnaast gaan we op zoek naar de best passende RPA tool! Na afloop heb je inzicht in wat RPA is, hoe het jouw kan helpen, welke tools geschikt zijn en hoe je  stappen kunt zetten naar duurzame inzet van RPA.

2. RPA Heatmap

De heatmap toont aan waar de mogelijkheden van RPA binnen jouw organisatie liggen. Aan het einde van deze stap heb je een helder inzicht waar RPA toegevoegde waarde heeft en welke processen zich het meest lenen voor de inzet van een bot. Naast een overzicht van de mogelijkheden zie je ook waar het verstandig is om te beginnen.

3. RPA Business case

Uiteraard wil je weten of het rendabel is om met RPA aan de slag te gaan. Met de RPA business case maken we voor je een business case en krijg je inzicht in de kosten van een volledige implementatie en het rendement van je investering.

2. RPA Deployment

Als je RPA gaat uitrollen zijn er een aantal factoren waar je rekening mee dient te houden. Door dit vooraf te doen voorkom je dat je achteraf spijt krijgt van keuzes die op een organische wijze zijn ontstaan. Door hier op voorhand tijd en aandacht aan te besteden bespaar je jezelf een hoop tijd. Echter kunnen we je hier ook mee helpen als je al enkele stappen hebt gezet of een veelvoud aan bots voor je hebt werken!

1. RPA eigenaarschap

Waar binnen jouw organisatie ga je de verantwoordelijkheid over de bot of bots beleggen. ls dat IT, informatiemanagement of heeft de proceseigenaar die als het ware fungeert als ‘hiring manager’ hier een rol in? We helpen je met het beleggen van het eigenaarschap binnen jouw organisatie.

3. RPA implementatie team

Om de implementatie tot een succes te maken is er een implementatie team nodig. Specifieke resources om van de uitrol een succes te maken. Dit is niet iets dat je er zomaar even bij doet, maar een serieus project waar resources voor gealloceerd moeten worden. We helpen je met het formeren van het team en leveren eventueel de benodigde ondersteuning om een succes te maken van jouw RPA avontuur.

2. Redelijke verwachtingen

RPA wordt nog weleens gepresenteerd als heilige graal. Het is binnen een organisatie plotseling de oplossing voor alles. Maar RPA kan dat vaak niet waar maken. Daarom starten we met het opstellen van redelijke verwachtingen en maken een communicatieplan om stakeholders hierover te informeren. Ook het opstellen van een ‘code of conduct’ kan helpen. Zie dit als spelregels over wanneer en hoe RPA binnen jouw organisatie wordt ingezet.

4. Succes verzekerd

Om draagvlak te creëren is het van belang om snel successen te vieren. Door de heatmap uit de pre-deployment fase te vertalen naar een aantal concrete use cases voor RPA kun je een aantal kansen snel verzilveren. Dit helpt voor draagvlak binnen je organisatie en bij de verdere uitrol van RPA.

3. RPA DevOps

RPA is succesvol geintroduceerd, de eerste succes zijn binnen, je hebt de capability binnen je organisatie ontwikkeld en zicht op vervolg trajecten… Maar dan??

De DevOps fase richt zich op het doorontwikkelen van de technologie binnen jouw organisatie en het beheren van de verschillende bots. Misschien wordt het zelfs tijd om afscheid te gaan nemen van enkele bots die je hebt ingezet als quick fix om een acuut probleem te verhelpen. Wij helpen je om DevOps in te richten voor jouw RPA iniatief.

RPA backlog verzilveren

Door een backlog bij te houden behoud je overzicht en weet je wat de volgende kans voor RPA is. Je DevOps team gaat de backlog stap voor stap verzilveren.

Beheer en onderhoud

Je zal jouw bots moeten onderhouden net als ieder ander IT systeem. Wij helpen je met het inrichten van de onderhoud- en beheerprocessen.

Uitfaseren RPA

Soms is een bot een tijdelijke oplossing of een noodoplossing. Uiteraard wil je een structurele oplossing, wat dan ook het afscheid van de bot is.

Wat zijn de valkuilen bij een Robotic Process Automation traject?

Voordat je aan de slag gaat met RPA binnen jouw organisatie willen we je nog graag enkele bekende valkuilen met je doornemen. Op deze manier kun jij ze hopelijk omzeilen. In onze aanpak hebben wij rekening gehouden met deze valkuilen en tal van best practices zodat je gegarandeerd een vliegende start maakt!

Gebrek aan kennis

Logisch dat je kennis nodig hebt van de gekozen RPA technologie. Maar je hebt ook kennis nodig om de bots te beheren en te onderhouden.

Onduidelijke verantwoordelijkheden

Wie is eigenaar van de bot, wie houdt het functioneren van de bot in de gaten? Het is belangrijk om deze rollen en verantwoordelijkheden te beleggen.

Een proces voor 100% willen automatiseren

Vaak kun je relatief gemakkelijk een proces grotendeels automatiseren. Valkuil is echter streven naar die laatste 10 of 20%. Vaak is dit technisch een stuk ingewikkelder en is er hierdoor geen goede ROI te behalen.

RPA ten koste van alles willen inzetten

Laten we eerlijk zijn, RPA is niet voor alles de meest geschikte oplossing.

Een proces met te weinig impact automatiseren

Vaak zijn dit processen met een laagvolume of processen die niet echt opvallen. RPA maakt hier niet het verschil.

Een te complex proces automatiseren

Kies, zeker voor je eerste bot, niet voor een mega ingewikkeld proces. Ook als er teveel cognitieve taken onderdeel uitmaken van een proces dan is dit niet geschikt voor RPA.

Gebrek aan betrokkenheid van medewerkers

Sommige medewerkers zien RPA als een bedreiging voor zijn of haar werkzaamheden. Hierdoor hebben ze geen belang om je RPA initiatief te doen laten slagen.

Teveel focus op proof of concept of pilot

Het is van groot belang om tijdens je eerste RPA projecten al na te denken over het beheer en onderhoud voor op het lange termijn. Anders is het straks oncontroleerbaar als er vele bots zijn.

Kennis van RPA blijft beperkt tot pilot groep

Probeer vanaf de eerste stap de kennis over RPA breder in de organisatie te beleggen. Je wil niet dat de kennis blijft hangen bij een bepaalde afdeling of persoon.

Aan de slag met jouw transformatie?
Wij helpen graag!

Laat je gegevens hieronder achter, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

SOLLICITEER BIJ ONS!