ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Verbeter en automatiseer je processen met RPA

Robotic Process Automation (RPA) heeft alweer een tijd terug zijn intrede gedaan in de kantoorwereld en de technologie heeft inmiddels zijn waarde bewezen. Je zou zelfs kunnen stellen dat RPA het vakgebied van procesoptimalisatie en automatisering behoorlijk heeft opgeschud.

Deze robots helpen medewerkers met het uitvoeren van taken. Je kunt bijvoorbeeld standaard handelingen automatiseren waardoor medewerkers tijd over hebben voor werk dat waarde toevoegt voor klant, burger of patiënt.

Daarnaast heeft de robot het voordeel dat ze sneller en accurater taken kunnen uitvoeren maar ook productiever en efficiënter kunnen werken. De robot kan tenslotte 24/7 zijn werkzaamheden uitvoeren.

GoNXT & Robotic Process Automation

GoNXT heeft een beproefde aanpak voor jouw RPA traject. Wij kijken hierbij niet alleen naar de werking van een bot maar kijken juist ook hoe je de bots gaat beheren en onderhouden. We bekijken ieder RPA traject uit de hoek van run, manage en maintain. Op die manier zorgen we er voor dat je niet een paar goede bots hebt maar dat je de technologie echt kunt embedden binnen je organisatie en het RPA initiatief niet alleen beheersbaar houdt als je een paar bots hebt maar ook als het er tientallen of honderden zijn geworden. Daarnaast zou kunnen stellen dat de robots eigenlijk nieuwe medewerkers zijn, maar dan virtuele collega’s. En waar je bij een ‘gewone medewerker’ een HR cyclus hebt waarbij je kijkt naar de werving & selectie, onboarding en het ontwikkelen & doorstromen zijn wij van mening dat je op een zelfde manier naar je robots zou moeten kijken.

Wat zijn valkuilen bij een RPA traject?

Gebrek aan kennis

Logisch dat je kennis nodig hebt van de gekozen RPA technologie. Maar je hebt ook kennis nodig om de bots te beheren en te onderhouden.

Onduidelijke verantwoordelijkheden

Wie is eigenaar van de bot, wie houdt het functioneren van de bot in de gaten? Het is belangrijk om deze rollen en verantwoordelijkheden te beleggen.

Een proces voor 100% willen automatiseren

Vaak kun je relatief gemakkelijk een proces grotendeels automatiseren. Valkuil is echter streven naar die laatste 10 of 20%. Vaak is dit technisch een stuk ingewikkelder en is er hierdoor geen goede ROI te behalen.

RPA ten koste van alles willen inzetten

Laten we eerlijk zijn, RPA is niet voor alles de meest geschikte oplossing.

Een proces met te weinig impact automatiseren

Vaak zijn dit processen met een laagvolume of processen die niet echt opvallen. RPA maakt hier niet het verschil.

Een te complex proces automatiseren

Kies, zeker voor je eerste bot, niet voor een mega ingewikkeld proces. Ook als er teveel cognitieve taken onderdeel uitmaken van een proces dan is dit niet geschikt voor RPA.

Gebrek aan inzet van medewerkers

Sommige medewerkers zien RPA als een bedreiging voor zijn of haar werkzaamheden. Hierdoor hebben ze geen belang om je RPA initiatief te doen laten slagen.

Teveel focus op proof of concept of pilot

Het is van groot belang om tijdens je eerste RPA projecten al na te denken over het beheer en onderhoud voor op het lange termijn. Anders is het straks oncontroleerbaar als er vele bots zijn.

Kennis van RPA blijft beperkt tot pilot groep

Probeer vanaf de eerste stap de kennis over RPA breder in de organisatie te beleggen. Je wil niet dat de kennis blijft hangen bij een bepaalde afdeling of persoon.

Het HR proces van jouw virtuele medewerker

Werving & selectie

Tijdens deze fase ontdek je wat RPA voor jouw organisatie kan betekenen. Daarnaast onderzoek je waar het potentieel ligt en hoe dit kan leiden tot betere resultaten. GoNXT heeft hiervoor instrumenten ontwikkeld die je daarbij kunnen helpen. Wij doen dit met onze RPA Proof of Value en de RPA Heatmap. Uiteraard helpen we je ook met het opstellen van een business case zodat je vooraf inzichtelijk hebt wat het initiatief jullie organisatie gaat opleveren.

robotic_process_automation

Onboarden

De eerste virtuele medewerker (robot) gaat in deze fase aan de slag. Je zet de robot in en ‘helpt’ hem op weg net als bij een menselijke collega. In het geval een de robot draait het om het verankeren van het potentieel en technologie binnen je organisatie. Dit is essentieel voor lange termijn succes. Uiteraard kies je bij de eerste robot voor een proces waar veel winst te behalen is en wat een mooie showcase kan zijn binnen je organisatie. Belangrijke bouwstenen in onze aanpak draaien om het beheersen van RPA. Denk aan het belegen van het RPA product eigenaarschap, Business analyse capability, architectuur bouwblok en het RPA exploitatiebeheer. Stuk voor stuk belangrijke componenten om na het eerste RPA succes te kunnen doorpakken.

Ontwikkelen en doorstromen

Na je eerste succes wil je vaak meer. We zien vaak dat organisaties in deze fase al een backlog hebben waar RPA een bijdrage kan leveren. Het verzilveren van de backlog is dan ook een belangrijk onderdeel van deze fase. Op die manier maak je van een eenmalig succes een breder gedragen initiatief dat binnen je gehele organisatie successen kent. Daarnaast ga je aan de slag met bestaande robots. Je kunt aan de slag gaan met procesinnovatie dankzij je RPA bots. Denk aan het toevoegen van geavanceerde technologieën zoals bijvoorbeeld Artificial Intelligence, machine learning, chatbots of smart automations. Deze technieken zorgen er voor dat er steeds meer verschillende en ongestructureerde databronnen automatisch geïnterpreteerd kunnen worden en dat de bots zelflerend vermogen krijgen. Op die manier kan de bot in de toekomst zichzelf gaan verbeteren!

Do’s & Dont’s voor Robotic Process Automation

 

✔  Wees duidelijk over de impact van RPA op de medewerkers

✔  Documenteer het process-as-is & process-to-be

✔  Ga er niet vanuit dat RPA alles kan oplossen

✔  Zorg voor goed onderhoud en beheer van de bots

✔  Geef de bots een naam en behandel ze als een medewerker

✔  RPA is geen doel, maar een middel om het doel te behalen

✔  Voer bots alleen in wanneer deze grondig zijn getest

✔   Denk bij je eerste RPA traject al na over het opschalen

✔  RPA geeft ruimte voor andere taken, train medewerkers voor deze nieuwe werkzaamheden

RPA Masterclass

Wil je meer weten over Robotic Process Automation? We organiseren regelmatig een Masterclass waarin we je meenemen in RPA en uitleggen hoe jij succesvol kunt zijn binnen jouw organisatie met een RPA initiatief! Hierin ligt de focus op run, manage en maintain.

  • Hoe selecteer je een proces dat geschikt is voor RPA?
  • Bouw je eigen robot?
  • Hoe beheer je de verschillende robots?
  • Onderhoud op jouw robots?

Inschrijven voor de masterclass is geheel gratis.

Aan de slag met jouw transformatie?
Wij helpen graag!

Laat je gegevens hieronder achter, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

SOLLICITEER BIJ ONS!